AI a automatizace pro obchodníky

Méně klikání, více zakázek. Využijte naplno AI a automatizace pro obchod.

Ráno prohlížíte CRM a hledáte, komu zavolat. Po schůzce připravujete nabídku. Večer doháníte administrativu a přepisujete poznámky z jednání. A zítra? Zase to stejné.

Data ukazují, že obchodníci tráví jen 35 % času prodejem – zbytek pohltí administrativa, rešerše a rutinní úkoly.

Dobrá zpráva je, že to jde i jinak. Vezměte si zpět čas na to, co prodává. Pomůže vám AI a automatizace, které už nejsou jen hračkou pro IT, ale šetří obchodníkům hodiny týdně.

Petr Macek z all-in-one manažerského systému Caflou pro vás připravil praktické tipy, jak z technologií vytěžit maximum.

Než začnete řešit nástroje, zmapujte obchodní proces

Nejprve si odpovězte na otázku: jak u vás probíhá prodej?

Mnohé firmy ji bohužel podceňují. „Každý obchodník by měl vědět, co dělá, kdy to dělá, kam co ukládá a zapisuje. Teprve pak má smysl přemýšlet, kde si pomoct automatizací či AI. Zapojit je totiž můžete v každé fázi,“ vysvětluje Petr Macek z Caflou.

Zkuste si nakreslit, jak vypadá cesta vašeho klienta. Díky tomu pak neřešíte jen jednotlivé „vychytávky“, ale budujete systém, který drží váš obchod pohromadě.

B2B obchodní proces obvykle zahrnuje tyto kroky:

1. Získání a evidence leadu – web, doporučení, networking….
2. Kvalifikace a rešerše klienta – má smysl s ním jednat?
3. Oslovení a první kontakt – telefonát, e-mail, LinkedIn…
4. Obchodní jednání – zjištění potřeb, schůzka, demo, konzultace.
5. Nabídka a vyjednávání – návrh řešení a podmínek, cenová kalkulace, prezentace a odeslání nabídky, projednání, úpravy…
6. Uzavření obchodu – smlouva, objednávka, záloha.
7. Předání do realizace – kickoff, průběžná práce, fakturace.
8. Servis a péče o zákazníka – follow-up, cross-sell, zpětná vazba.

Váš proces samozřejmě může vypadat jinak, a to je v pořádku. Důležité je ho popsat a sjednotit v týmu. Často už v této fázi zjistíte, kde chybí návaznost nebo co by stálo za to zjednodušit, a ušetříte si práci dřív, než se vůbec dostanete k technologiím.

Automatizace obchodu: nechte rutinu robotům

Když máte jasno, jak u vás obchod probíhá, zaměřte se na to, které kroky se opakují a kde ztrácíte nejvíc času. Právě ty se vyplatí automatizovat.

Nejčastějším kandidátem bývá příprava dokumentů a rutinní činnosti, které lze popsat jako: „Když nastane A, udělej B.“ Například:

• Evidence leadů. Propojte webové formuláře, e-maily a další kanály tak, aby se vám nové kontakty automaticky ukládaly do CRM.
• Generování úkolů. Při založení leadu může CRM založit úkoly pro další kroky obchodního procesu s přiřazením odpovědných osob.
• Tvorba a odesílání nabídek a smluv. Připravte si šablony s proměnnými (název firmy, kontaktní osoba, produkty, termíny…) a propojte je s ceníkem nebo CRM.
• Plánování schůzek. Propojte svůj kalendář s online rezervačním systémem, aby si klienti mohli sami vybrat termín (např. Calendly, zcal nebo hotové řešení od Google či Microsoftu). Přidejte automatické připomínky před schůzkou pro obě strany.
• Follow-up komunikace. Nastavte si automatizaci: X dní po schůzce odešli e-mail nebo mi vytvoř úkol k připomenutí. Připravte si vzorové šablony e-mailů podle výsledku schůzky.
• Schvalování dokumentů. Zaveďte elektronické potvrzení nebo podpis, aby klient nemusel tisknout a skenovat. Schválení navíc může rovnou spustit navazující krok.

Technické řešení záleží na tom, jaké systémy pro obchod používáte. Většina běžných CRM nabízí alespoň základní automatizace přímo v rozhraní. „Pokud ve vašem systému tyto funkce chybí nebo používáte více oddělených aplikací, můžete využít automatizační platformy jako Make nebo Zapier. A jestli zatím žádný nástroj pro řízení obchodu nemáte, je možná pravý čas se po něm poohlédnout. Nejen kvůli automatizaci, ale i kvůli lepší přehlednosti a sdílení informací v týmu,“ doporučuje Macek z Caflou.

Největší síla automatizace se projeví, když propojíte jednotlivé kroky. V systému typu Caflou může obchod probíhat třeba takto:

• Lead zadáte do systému nebo se tam automaticky uloží z webu či formuláře.
• U firem se základní údaje doplní podle IČO včetně informací z obchodního a insolvenčního rejstříku i účetních závěrek (např. databáze MERK).
• Systém vytvoří a přiřadí návazné úkoly. Jednotlivé obchodní případy můžete sledovat na přehledné nástěnce uspořádané dle stavu jednání.
• Nabídku vytvoříte během chvilky díky šablonám a ceníkům.
• E-mailová komunikace se ukládá přímo k danému kontaktu.
• Po schválení vygenerujete objednávku nebo smlouvu z připravené šablony.
• Klient dokument podepíše online a automaticky se vytvoří projekt s úkoly pro tým.
• Faktura odchází také přímo ze systému a pokud klient nezaplatí včas, upomínka se odešle sama – klidně i SMSkou.
• Systém vám automaticky založí úkol nebo pošle e-mail pro získání zpětné vazby.

Díky tomu celý obchodní proces vidíte v souvislostech. Máte jistotu, že na nic nezapomenete, a můžete se věnovat tomu, co přináší výsledky.

Umělá inteligence v praxi obchodníků

Zatímco marketing už s AI běžně pracuje, obchodní týmy ji teprve objevují. „Ztrátu“ však dohánějí rychle – podle report od Hubspot se podíl obchodníků, kteří používají AI, mezi 2023 a 2024 téměř zdvojnásobil.

AI dokáže obchodníkům šetřit čas tam, kde dřív museli dlouho hledat nebo psát od nuly. Stává se z ní parťák, který připraví podklady, shrne data nebo vytvoří návrh textu.

Jak zapojit AI do obchodního procesu?

• Rešerše a příprava na schůzku. Nechte AI provést rešerši firmy či osoby, se kterou se chystáte jednat. Rychle vám najde informace, které můžete v rozhovoru využít.
• Personalizace oslovení a nabídek. Hromadné e-maily nikoho neoslní. S AI můžete připravit personalizovanou zprávu pro každého klienta na základě webu nebo LinkedIn profilu.
• Zápisy ze schůzek. Nástroje jako tl;dv, Tactiq nebo Fireflies přepisují schůzky do textu a shrnou vám hlavní body či úkoly. Výstup si můžete uložit do CRM nebo použít pro rychlé shrnutí do follow-upu pro klienta.
• AI funkce v CRM systému. Prozkoumejte možnosti systémů, které už používáte. Caflou například umí z hlasové zprávy vytvořit úkol nebo kontakt, shrnout komunikaci nebo automaticky připravit denní přehledy o stavu obchodních případů. Třeba na podobné funkce narazíte i v tom vašem.

Příklad AI funkce Caflou, která na základě hlasového pokynu uloží kontakt na potenciálního klienta. Obchodníci ji využívají například pro rychlou práci na cestách.

Plný potenciál AI využijete v kombinaci s automatizacemi. Používejte ji však bezpečně a s rozumem. Vždy kontrolujte výstupy – mohou obsahovat chyby, které by klienta odradily. S citlivými informacemi pracujte opatrně a vypněte možnost učení AI z vašich dat. Preferujte ověřené a důvěryhodné nástroje určené pro firemní použití.

Začněte u toho, co vás nejvíc brzdí

Nemusíte kvůli technologiím hned obracet svůj obchod naruby. Pro začátek stačí pootočit pár koleček, která nejvíc drhnou. Vyberte si jeden úsek, který vás zdržuje nebo nebaví, zaměřte se na něj a teprve pak rozšiřujte automatizace a AI dál.

„Testujte a postupně vyhodnocujte, co funguje. Možná zjistíte, že některé kroky stojí za to dělat i nadále ručně, protože vyžadují osobní přístup. Cílem není 100% automatizace, ale uvolnit si ruce a čas, abyste se místo hodin administrativy mohli věnovat hledání obchodních příležitostí a budování vztahů s klienty,“ dodává Macek.

Pokud váš současný systém na obchod nestačí nebo ho ještě vůbec nemáte, vyzkoušejte Caflou. Pomůže vám propojit obchodní proces od prvního kontaktu přes nabídky a ceníky až po rozpočty a fakturaci.
Automatizace i AI funkce jsou v ceně všech tarifů a najdete je přímo v prostředí aplikace, takže nemusíte skládat dohromady různé nástroje.