20. Listopad 2022
Ve světě plném změn a technologií je nezbytné, aby firmy zlepšovaly své procesy, předávání informací a spolupráci v týmu. Efektivita má zásadní dopad na to, jak firma funguje, roste a obstojí oproti konkurenci. To vše se týká i oddělení sales a obchodníků. Zjistěte, jak vám aplikace mohou ušetřit práci a jak vybrat tu nejlepší pro vás.
V čem software pomáhá obchodu?
Obchodníci dávno nemusí nosit všechny informace v hlavě a na papíře. Chytré systémy jim pomáhají:
- Udržet si přehled o zákaznících a obchodních příležitostech.
- Evidovat informace o leadech i klientech včetně historie komunikace.
- Automatizovat úkoly, jako je zasílání e-mailů nebo generování nabídek.
- Sledovat své obchodní výsledky a identifikovat příležitosti pro zlepšení.
- Efektivně pracovat na projektech souvisejících s obchodem.
Možná i vy přemýšlíte nad zavedením systému pro obchod a stojíte před rozhodnutím, zda zvolit CRM nebo komplexní, tzv. „all-in-one“ řešení s více funkcemi. Co je lepší? Univerzální rada bohužel neexistuje. Pojďme se podívat na na výhody i nevýhody obou z nich a pro koho se hodí – díky tomu snáz najdete svou odpověď.
CRM systém: specialista na obchod
CRM software se specializuje na vztahy se zákazníky, což je pro obchodníky klíčové. Nabízí funkce, jako je správa klientů, kontaktů a obchodních případů. Většinou poskytuje pokročilé možnosti komunikace s klienty, automatizaci procesů či reporting.
Nevýhodou je ale oddělenost od dalších firemních agend. Problém nastává ve chvíli, kdy chcete systémově podchytit i jiné oblasti než obchod (např. fakturaci, řízení financí a projektů, vykazování času, komunikaci v týmu…). V zásadě pak máte dvě možnosti:
- Využít více aplikací pro různé agendy.
- Poohlédnout se po all-in-one systému.
Dnes najdete specializovaný software pro téměř každou oblast řízení firmy. Kombinace několika jednoúčelových aplikací vám umožňuje vybrat si tu nejlepší pro jednotlivé činnosti. V každé oblasti existují desítky i stovky možností a když nejste spokojeni s jedním systémem, zkrátka ho vyměníte za jiný.
Přestože specializované aplikace přinášejí spoustu výhod, není to ideální cesta pro každého hned z několika důvodů:
- Jednotlivé nástroje často stojí pár korun, ale když si náklady sečtete, částka už není zdaleka tak zanedbatelná, jak se na první pohled zdálo.
- Objevují se problémy s komunikací a přehlcení týmu. Shromáždění relevantních dat napříč aplikacemi je náročné. Pro efektivní spolupráci je potřeba přehled a kontext, který se kvůli tříštění informací a pozornosti vytrácí.
- Technologie jako je API sice umožňují software vzájemně propojit, ale může se stát, že narazíte na limity, a bez IT specialistů se zpravidla neobejdete.
- Platí, že čím více aplikací, tím více administrativy – správa licencí, předplatného, přístupů, sledování novinek nebo zaučení nových zaměstnanců zabere dost času.
All-in-one systém: jedno místo pravdy pro všechny
All-in-one řešení a podnikové informační systémy jsou komplexní aplikace, které kombinují CRM s dalšími funkcemi, jako je správa projektů, fakturace, finanční řízení a další. Usnadňují sdílení dat napříč týmem, zjednodušují komunikaci a centrálně shromažďují informace. Všichni tak získají lepší přehled a kontrolu z jednoho místa.
Například aplikace Caflou propojuje obchodní, realizační i finanční procesy a díky tomu umožňuje řídit zakázky od zpracování leadu po vystavení faktury. Obchodníci na ní oceňují ucelený přehled o klientech, obchodních případech, produktech i příležitostech nebo vystavení nabídek a e-mailovou komunikaci přímo z aplikace.
Manažeři uvítají, že v Caflou mohou sledovat ekonomiku jednotlivých projektů, rozpočty i cashflow celé firmy, což napomáhá efektivnějšímu plánování a reportingu. Díky automatizaci fakturace a párování bankovních plateb šetří čas svého týmu i účetních.
Projektoví manažeři si pochvalují Ganttův diagram, WBS a kanban pro plánování projektů a správu úkolů nebo přehled o vytížení týmu i odpracovaném čase.
HR a personalistům pomáhá při začlenění nových členů týmu. Seznámí je s jednou platformou, nastaví přístup a oprávnění – a je hotovo.
All-in-one manažerské informační systémy mohou být dražší než ty jednoúčelové, ale jestli potřebujete širší záběr, oproti předplácení vícero aplikací ve výsledku ušetříte.
Přehled výhod a nevýhod
Jak se rozhodnout?
Při výběru nástroje zvažte velikost firmy, oddělení či týmu, vaše cíle, rozpočet i očekávání růstu firmy.
Čistý CRM program může být vhodný pro malé firmy nebo jednotlivce, kteří řeší pouze správu vztahů se zákazníky bez propojení na další procesy, jako je projektový management, fakturace, párování s bankou či komunikace v týmu. Nebo naopak pro ty, kdo potřebují unikátně přizpůsobený systém, který se jim v all-in-one nepovedlo nastavit.
Pokud však chcete obsáhnout více oblastí nebo nepotřebujete specializovaný nástroj na míru, bude all-in-one řešení typu Caflou lepší volbou. Obchodníkům i celému týmu poskytne jedno místo pro správu všech důležitých informací, včetně vztahů se zákazníky, projektů a finančních dat.
