Maximalizujte úspěch telefonických hovorů pomocí CRM

Telefonická komunikace zůstává jedním z nejdůležitějších nástrojů pro budování vztahů se zákazníky. Aby však byla skutečně efektivní, je klíčové mít pevný základ a tím je správné využití CRM systému. CRM vám umožní detailně se připravit na hovory, reagovat na potřeby klientů a přizpůsobit svůj přístup jejich očekáváním. Přinášíme vám osvědčené tipy, jak ze CRM vytěžit maximum a dosáhnout lepších výsledků při telefonování.

Používejte zkratky a symboly pro efektivní poznámky

Při telefonickém hovoru je rychlost klíčová. Potřebujete si zapsat důležité body, aniž byste přišli o kontakt s klientem. Vytvořte si vlastní systém zkratek a symbolů, který vám usnadní psaní poznámek např.:

Zaznamenávejte emocionální reakce a tón klienta

Poznamenejte si klientovy emoční reakce a tonalitu hovoru přímo do CRM. Tyto poznámky mohou být při příštím kontaktu důležitým vodítkem, jak lépe přizpůsobit charakter hovoru. Pokud byl klient během hovoru skeptický, můžete při dalším kontaktu začít s upřesněním jeho otázek. Pokud zněl zaujatě, můžete navázat přímo na body, které ho zaujaly, a jít více do hloubky.

Využijte OCR a skenování pro digitalizaci poznámek

Pokud dáváte přednost ručním poznámkám, využijte aplikace pro převod rukopisu na text nebo skenovací aplikace s OCR funkcí. Umožní vám převést ručně psané poznámky do digitální podoby, kterou můžete snadno vložit do CRM. Tím zajistíte, že máte všechny důležité informace uložené a přístupné pro další komunikaci.

Organizujte své poznámky pomocí štítků a klíčových slov

Po digitalizaci poznámek přidejte klíčová slova nebo štítky do CRM. Označte například „námitky“, „potřeby“, „rozpočet“, nebo jiné kategorie, které vám při vyhledávání usnadní rychlou orientaci. Při dalším kontaktu tak budete moci rychle dohledat specifické informace, aniž byste museli procházet celý záznam.

Šetřete čas s automatickým shrnutím poznámek pomocí AI

V přípravě na hovor zkuste zapojit umělou inteligenci, která vám pomůže shrnout poznámky a vytáhnout klíčové body. Automatické shrnutí vám ušetří čas a zároveň zajistí, že vám žádný důležitý bod neunikne. Přehledné shrnutí navíc usnadňuje přípravu na další kontakt a dává vám rychlý náhled na historii komunikace.

Dodržuje termíny a synchronizujte si CRM s kalendářem

Nikdy nezmeškejte domluvený čas hovoru nebo termín pro odeslání podkladů. Zejména u klientů, jako jsou melancholici, je přesnost klíčová. Přesuňte poznámky ze CRM do svého kalendáře a nastavte si připomínky, abyste měli jistotu, že se s klientem spojíte přesně podle plánu. Tím posílíte důvěru a zanecháte profesionální dojem.

Vyškolte svůj tým na efektivní používání CRM

Mnoho lidí nevyužívá CRM nástroje naplno. Důležité je vyškolit svůj tým tak, aby rozuměl všem funkcím CRM a věděl, jak z něj získat maximum. Školení na efektivní práci s poznámkami, zkratkami, štítky, kalendářem

Autorem článku je Zdeněk Culek, Telefonická komunikace s.r.o.