Ještě lepší formální obchodní dopis či e-mail?

Chcete získat klienta, na kterém vám záleží, vše ale závisí na písemné obchodní nabídce? Jak má vypadat obchodní dopis formálního charakteru? Představujeme vám náležitosti formální obchodní korespondence, které platí pro poptávky a nabídky, objednávky, urgenci, reklamaci nebo také upomínku. Ve všech případech chcete být přeci úspěšní ne?

Formální dopis, e-mail

Abychom vytvořili úspěšný formální obchodní dopis či obchodní e-mail, musíme nejprve vědět, co je to vlastně formální dopis jako takový. Jestliže se rozhodnete zaslat někomu formální dopis, zpravidla ho zasíláte osobě, ke které chováte formální respekt. Respektovanou osobou může být ve škole učitel, na úřední pozici například starosta a v práci zpravidla nadřízený nebo protějšek, s kterým obchodujete.

Například na vysoké škole si někteří lektoři velice potrpí na titulech. Pokud uvedete ten správný v kontextu precizního zdvořilého formálního dopisu, tak máte vysokou šanci, aby vám lektor vyhověl.

Formálním dopisem (či e-mailem) jsou tedy úřední dopisy (stížnosti, žádosti, petice nebo otevřený dopis), obchodní korespondence (poptávka a nabídka, objednávka, urgence, reklamace nebo upomínka) nebo také motivační dopis uchazečů o zaměstnání. Tím se zpravidla liší od tzv. neformálního neboli osobního dopisu, který ještě stále někteří z nás zasílají svým kamarádům či příbuzným z dovolené.

Pokud se jedná o obchodní formální dopis nebo e-mail, který má prodat či minimálně připravit prodej, tak buďte autentičtí, poutavý a přehlední.

Autenticita – velkoobchod s ze zábavního průmyslu má odlišnou firemní kulturu než firmy z finančnictví. Někde odlehčenost pomůže, sedí a přesvědčí.

Poutavost a přehlednost – dopis či e-mail musí mít jasnou strukturu s přehlednými výstupy. Od hlavičky po závěrečné jméno by se mělo jednat o jízdu. Používejte kratší odstavce, odrážky, jasné písmo, grafické zakončení e-mailu, jasný font.

Společná pravidla formální korespondence

Než si položíme otázku jak má vypadat obchodní dopis, měli bychom se nejdříve zaměřit na to, jak má vypadat formální dopis. Formální obchodní dopis se samozřejmě signifikantně liší od úředního dopisu, některá specifická pravidla mají ale formální dopisy stejná. A to bez výjimky.

• Použijte spisovný jazyk
• Vyvarujte se hovorových výrazů (včetně vulgarit)
• Vyvarujte se pravopisných chyb
• Pište slušně a zdvořile  
• Buďte objektivní, nikoliv subjektivní
• Stručný, ale obsahově přesný dopis vám zajistí úspěch (vyhněte se tzv. slovní výplni)

Před samotným psaním formálního dopisu si sami uvědomte, co má být hlavní sdělení dopisu a co je vaším cílem, respektive cílem oné korespondence. Slovní vatu, tedy slova a slovní spojení (či celé věty), jež jsou pro sdělení dané informace zbytečná, vynechejte. Příjemci sdělte relativní informace. Méně je někdy více!

Cizí slova se nehodí

Vždy si také uvědomte a nahlas si řekněte, kdo je příjemcem dopisu. Bude rozumět odborným termínům, cizím slovům a zkratkám, které použijete? Usnadněte příjemci orientaci ve vámi sdělované obchodní zprávě a zvolte místo dlouhých a komplikovaných vět raději krátké věty a souvětí. Příliš dlouhé odstavce mohou být také na škodu.

Pouze nejrelevantnější informace by vám měly dopomoci k tomu, aby váš text v konečném výsledku nepřekročil jednu stranu. To je ideální délka formálního dopisu či e-mailu. Při psaní e-mailu se těžko rozeznává délka jedné stránky. Nápomocna vám může být definice jedné normostrany. Normovanou stranu, tedy tzv. normostranu (NS), tvoří 1800 úhozů. Úhozy jsou znaky, do kterých se započítávají také mezery. V některých případech (a především v dnešní uspěchané době) se ale doporučuje psát kratší e-maily s obsáhlejší přílohou.

Náležitosti formálního obchodního dopisu

Dle ČSN 01 6910 o Úpravě dokumentů zpracovaných textovými procesory by měly formální dopisy, bez výjimky, obsahovat následující:

• Adresu odesílatele (popř. údaje o zápisu podnikatelského subjektu v obchodním rejstříku nebo v jiné evidenci, identifikační číslo a kontaktní údaje)

Tyto údaje se zpravidla uvádějí v hlavičce dopisu nebo v patě stránky. Vliv na strukturu dopisu má také příjemce v právním slova smyslu. Dopis fyzické osoby zasílaný právnické osobě totiž vždy začíná adresou odesílatele.

• Adresu příjemce
• Místo a datum

Mezi místem a datem se nepíše čárka a místo, ze kterého dopis odesíláte, se uvádí v prvním pádě. Správně píšeme tedy místo a datum například takto:

Praha 20. 1. 2018

Dny, měsíce a roky píšeme s tečkou a oddělujeme je mezerou. V případě měsíců užíváme přednostně číslice (tedy “4.” místo “duben”).  

• Předmět dopisu

Předmět dopisu, neboli heslovité vyjádření obsahu dopisu (např. Nabídka, Poptávka, Objednávka, Urgence ad.) se zpravidla vyznačuje tučně. Pokud jste zvyklí psát před předmětem dopisu či e-mailu slovo Věc, vyvarujte se ho.  

• Oslovení

Vynechat oslovení, a to i v případě, že příjemce neznáte, by bylo považováno za neslušné. Každý dopis musí začít oslovením v 5. pádě. Pokud je příjemce neznámý, použijte oslovení Vážené paní, vážení pánové. Pod oslovení se obvykle vkládá mezera o výšce jednoho řádku.

• Obsah dopisu

Zarovnejte text vlevo nebo do bloku (se zarovnáním levého i pravého okraje). Pokud text zarovnáváte do bloku, pak použijte dělení slov. Odstavce oddělujte mezerou o výšce jednoho řádku. Osobní a přivlastňovací zájmena (Vy, Vám, Váš) pište ve formálním dopise jako vyjádření úcty vždy s velkým počátečním písmenem. Nad závěrečný pozdrav se vkládá mezera o výšce jednoho řádku.

• Podpis (případně s ním také razítko)

Podpis umístěte vlevo. Je-li datum vpravo, pak můžete i podpis umístit vpravo.

• Přílohy

Upozornění na přílohy dopisu se uvádí pod posledním řádkem textu (oddělí se od něj mezerou o výšce 1-3 řádků) a vyznačí se zpravidla tučně. Uveďte počet příloh, jsou-li vyjmenovány v textu, tedy např. 4 přílohy, v případě malého počtu je vyjmenujte, např. Nabídka, Ceník. Můžete přílohy také vyjmenovat pod vyznačeným nadpisem Přílohy. To pro vás ale znamená, že názvy jednotlivých příloh byste měli uvést na samostatných řádcích a nevyznačovat je. Za nadpisem Přílohy vynechte dvojtečku.

Náležitosti formálního obchodního e-mailu

Ústav pro jazyk český Akademie věd ČR se k formálním e-mailům vyjadřuje následovně:

“ČSN 01 6910 se vztahuje také na e-maily, které se používají jako oficiální úřední nebo obchodní dopis, nikoli jako interní sdělení. Pro úpravu e-mailové korespondence platí stejné zásady jako pro úpravu dopisů, přičemž se využívají technologické možnosti elektronické pošty (např. heslovité vyjádření obsahu dopisu nahrazuje předmět e-mailu). Dělení slov ani zarovnání do bloku se v e-mailech nepoužívá.”

Jak má vypadat obchodní dopis a e-mail

Pokud tedy budete psát obchodní dopis formálního charakteru, zkuste se soustředit na výše zmíněná pravidla. Pokud vašeho obchodního partnera znáte, rozumíte jeho myšlenkovým pochodům a víte, co by na něj mohlo zapůsobit, zakomponujte to do obchodní korespondence. Stále ale nezapomeňte na formální nádech dopisu, ať už se jedná o poptávku, nabídku, objednávku, urgenci, reklamaci či upomínku.

Náležitosti formálního obchodního dopisu a e-mailu jsme si již představili. Chcete ale napsat úspěšný obchodní e-mail poprvé v životě a lámete si hlavu s tím, jak na to? Nebo prostě jen nevíte, jak se nabídnout a prodat e-mailem? Máme pro vás 5 praktických tipů!