05. Únor 2024
Od prosince je v Česku účinný Zákon o ochraně oznamovatelů (též známý jako Whistleblowingový zákon). Vyžaduje, aby měly všechny soukromé společnosti v ČR s 50 a více zaměstnanci, obce nad 10 000 obyvatel a veřejní zadavatelé zavedený oznamovací kanál pro přijímání podnětů o nekalých praktikách. Celkem 15 000 subjektů tak vzniká řada nových povinností a jak se ukazuje, bez důvěryhodného oznamovacího systému a možnosti anonymního oznamování se vystavují velkému riziku.
Oznamovací systém je platforma, skrz kterou podávají oznamovatelé své podněty. Jak přesně má vypadat a co musí splňovat whistleblowingový zákon přesně definuje.
Znáte své povinnosti?
Pokud se vás Zákon o ochraně oznamovatelů týká, musí vaše firma například:
- zřídit vnitřní oznamovací systém, který umožňuje důvěrně přijímat oznámení 24 hodin denně 7 dní v týdnu.
- Musí stanovit příslušnou osobu, která bude přijatá oznámení řešit, tedy vyhodnocovat, prošetřovat a zároveň informovat oznamovatele neboli whistleblowery o přijetí oznámení a o výsledcích šetření ve stanovených lhůtách.
- Chránit identitu oznamovatele (whistleblowera) a ochránit ho před jakýmikoliv odvetnými opatřeními.
- Zpřístupnit oznamovací systém nejen zaměstnancům, ale i dalším skupinám osob, například dodavatelům nebo žadatelům o práci.
- Zároveň však zajistit, aby se k přijatým oznámením nedostal nikdo jiný než příslušná osoba.
- Umožnit podávání oznámení písemně i ústně. V případě ústního oznámení uložit nahrávku nebo přepis.
- Oznámení archivovat po dobu 5 let.
Část firem, jichž se zákon týká, odbyla své povinnosti zavedením e-mailové schránky a telefonního čísla. To však zdaleka nestačí. Namátkou: do e-mailu mají zpravidla přístup kromě příslušné osoby ještě IT pracovníci, u telefonní linky zase není možné pořizovat automaticky nahrávku nebo přepis, jak zákon ukládá.
Anonymní oznamování je výhodné také pro firmy
Aby se na oznámení vztahovala zákonná ochrana, musí být nějakým způsobem identifikovatelné. V tu chvíli vzniká oznamovateli ochrana a firmám celá řada povinností, například odpovědět do 7 dnů nebo archivovat oznámení po dobu 5 let. Pokud udělá povinný subjekt v procesu zpracování oznámení chybu, hrozí mu za ni pokuta až 1 milion korun.
Na druhou stranu, anonymní podnět není zákonem upravený, proto zde firmám postihy za chybu nehrozí. Pokud tedy nabídnou možnost i anonymního oznamování, chrání i samy sebe. A z podstaty věci chrání i oznamovatele, kteří se při anonymním oznámení nekalostí nevystavují ani hrozně odvetných opatření, před kterými by je zákon chránil, protože jejich identita zůstává skrytá. Další výhody anonymních oznámení pro firmy i zaměstnance najdete v tomto článku.
Se zákonem vzniká firmám skryté velké riziko
Nejproblematičtější část pro firmy nespočívá v nesplnění požadavků a povinností. Hlavním rizikem je, že zaměstnanec nebude důvěřovat internímu systému, typicky telefonní lince nebo e-mailové adrese, a využije systém externí, který zřídilo Ministerstvo spravedlnosti. V tu chvíli se komplikace, které bylo možné řešit a vyřešit interně, dostávají přímo k orgánům státní správy.
Až zjistíte, že váš interní oznamovací systém nestačí, může být pozdě. Ministerstvo spravedlnosti obdrželo už loni 81 oznámení, a to se zatím propagaci svého kanálu příliš nevěnovalo. Slovensko je v tomto ohledu před námi, vnitřní oznamovací kanál aktivně propaguje, a s poloviční populací tak přijalo za předposlední kvartál přes 150 oznámení.
Pokud tedy nechcete, aby se vaši zaměstnanci, ale také dodavatelé, zaměstnanci dodavatelů, žadatelé o práci nebo třeba bývalí zaměstnanci obraceli na Ministerstvo spravedlnosti, měli byste mít zřízený důvěryhodný oznamovací systém. A důvěrný je pro oznamovatele takový, který umožňuje možnost anonymity.
Jak whistleblowing správně vyřešit
Chcete si být jistí, že splníte všechny požadavky Zákona o ochraně oznamovatelů, že váš oznamovací systém je uživatelsky přívětivý a důvěryhodný a že ho oznamovatelé opravdu využijí a neobrátí se na Ministerstvo? Využijte profesionální whistleblowingovou platformu, se kterou máte pokryté všechny legislativní požadavky i zákonné lhůty. Vyzkoušet můžete například NNTB (v zahraničí známou jako FaceUp), která je největším poskytovatelem whistleblowingového řešení v ČR. Funguje v souladu s GDPR, evropskými směrnicemi a normami a Zákonem o ochraně oznamovatelů. Existuje více než 6 let a aktuálně působí v 55 státech na všech obyvatelných kontinentech.
Zákon o ochraně oznamovatelů má pro firmy zásadní význam. Je to možnost, jak vytvořit otevřenou a důvěryhodnou firemní kulturu. Pokud chcete svou firmu i své zaměstnance chránit a předcházet nepříjemnostem, zaměřte se na vytvoření opravdu fungujícího vnitřního oznamovacího kanálu. Zákon už je účinný a čas letí.
