Vaše práce je časově i psychicky náročná a najít chvíli na rodinu, koníčky či přátele, je téměř nemožné? Naučte se lépe plánovat a ovládat svůj čas podle vašich potřeb.

Čas je jednou z nejcennějších komodit, kterou v životě máme. Nemůžeme si ho koupit ani půjčit. Je zdarma, ale každým okamžikem ubývá. Je na každém z nás, za co jej vyměníme a jak ho využijeme. Jak tedy ovládnout svůj čas a stihnout vše, co byste rádi?

Každý z vás toho má jistě mnoho, a to nejen v práci, ale i mimo ni. Klíč k úspěšnému zvládnutí všech denních úkolů je v plánování a především jeho pečlivém dodržování.

Naplánujte si svůj den do posledního puntíku

Pokud nás čeká náročný den a cítíme, že je na nás vyvíjen tlak ze všech možných stran, je dobré si večer předtím přesně rozvrhnout svůj čas. Všichni máme ve svém životě určité role.

Někdo je majitel úspěšné firmy, ale zároveň otec dětí, syn svých rodičů a kapitán amatérského sportovního týmu. Jiný je pro změnu ctižádostivou obchodnicí, partnerkou a kamarádkou. V rámci těchto rolí se každý den pohybujeme a právě ony nám určují, co všechno musíme či chceme dělat.

Kromě rolí existují také priority, a ty zase určují, na kterou roli se zaměříme v následujícím okamžiku. Role, ve kterých se pohybujeme, je nutné plnit rovnoměrně a v rámci nich se tedy snažíme plánovat den tak, abychom uspokojili všechny, kteří nás v těchto rolích vnímají.

V případě majitele firmy připadne muži nejvíce denních úkolů právě z této role, dobré tedy je si je rozřadit podle priorit, a vytvořit si tak denní plán pracovní doby, kterého se budeme držet. Na lidskou psychiku skvěle funguje také checklist, neboli seznam pracovních úkolů, jehož položky si po úspěšném splnění odškrtáváme.

Počítejte s časovou rezervou

Ptáte se, jak naložit s urgentními a náhlými situacemi, které nám na stole přistanou z ničeho nic a musí být okamžitě vyřešeny? I na to tento systém myslí, a proto by si každý zaneprázdněný člověk měl vymezit v pracovní době alespoň jednu hodinu, ve které bude například „jen“ odpovídat na maily nebo si uklízet pracovní stůl, a pokud se dříve v průběhu dne objevila jedna z těchto urgentních záležitostí, bude mít v tuto hodinu čas ji vyřídit, namísto toho, aby musel celý svůj program složitě překopávat.

Plánování je věda pokusů a omylů a váš první takový plán se vám jen těžko podaří perfektně dodržet. Vše záleží z velké části na zkušenostech, obtížně totiž dokážeme předem říct, jak dlouho nám například v nové práci zabere porada, kolik času je třeba vymezit na psaní úředního dokumentu, či na cokoliv jiného. Postupem času se vaše přesnost bude jistě zlepšovat.

Pozor na rušivé elementy!

Pokud máte rozplánovány všechny úkoly do vaší zítřejší pracovní doby a zbyl vám i čas na oběd a rezerva na neočekávané situace, jste na dobré cestě k úspěšnému dni. Ale co by to bylo za plán, kdyby se nemohl jakkoliv zvrtnout, že…

V plnění plánu se vás pokusí zpomalit celá řada faktorů, se kterými se však dá lehce zatočit a ušetří vám ve výsledku hromadu času. Pojďme se na ně podívat!

Kolegové, zaměstnanci

Jedním z nich jsou povídaví kolegové. V každé firmě je alespoň jeden takový člověk, který má na první pohled spoustu času a vůbec žádnou práci. Co vlastně takový člověk v té firmě dělá, ptáte se. Pokud si chce povídat i s vámi, slušně ho odmítněte. Práce máte nad hlavu a klábosit o zbytečnostech by vás akorát zdrželo.

Rádio, maily, telefon, Facebook…

Nenechte se vyrušit ani dalšími rušivými elementy v open space či vaší kanceláři. Pár minut trvá, než se při psaní mailu či důležitého dokumentu dostanete do tzv. fáze flow, při které se na práci plně soustředíte, ale jen několik vteřin vám může tuto fázi narušit, a vy tak ztratíte nit. Nasaďte klapky na oči, sluchátka, nereagujte na příchozí maily a soustřeďte se jen na monitor před sebou. Úkol jistě splníte v rekordním čase.

Absence delegování

Nezáleží na tom, zda jste šéf nebo zaměstnanec, pokud toho máte na svých bedrech naloženo přespříliš, nebojte se nějaký ze svých úkolů delegovat na své zaměstnance či kolegy.

Na delegování není nic špatného, naopak je to běžnou praktikou struktury úspěšných firem. Delegování úkolu však musí být provedeno jednoznačně, tedy co možná nejpodrobněji popsat zadání úkolu, formu výstupu a termín dokončení.

Někteří z nás, většinou potom majitelé či ředitelé menších firem, jsou zvyklí dělat si veškerou práci sami. Zkuste však delegovat pro začátek drobné úkoly svým zaměstnancům, které jste si do své firmy zvolili, a tak byste jim měli plně důvěřovat.

Prokrastinace

Další problém, se kterým se potýká drtivá většina lidí při práci je pojem prokrastinace. Něco, co rozptýlí vaši pozornost a i když zdánlivě uklidňuje, na konec přináší mnohem více stresu. Vtipná zvířecí videa, chatování či prosté zírání z okna nám kradou cenné minuty i hodiny času, proto si na prokrastinaci dejte pozor.

Některým jedincům se ale pod tlakem stále se blížící deadline pracuje nejlépe. Onen adrenalin a vědomí, že už není z cesty kam uhnout, je žene za tím nejlepším výsledkem. S touto metodou přišli studenti, ale velmi dobře se dá aplikovat i na pracovní prostředí.

Tkví v tom, se dopoledne maximálně „vyprokrastinovat“, a teprve pak, když už nás pomalu začíná tlačit čas, se vrhnout do práce. Jestli je tato metoda úspěšná, rozhodně nelze potvrdit, u někoho ale fungovat může.

Takových rušivých elementů se v každé práci najde nespočet, toto jsou však ty hlavní z nich, a tak si na ně dejte pozor.