Máte toho před dovolenou hodně? 4 triky, jak práci lépe naplánovat

1. 7. 2015 +

Jak na to?

Mnozí z nás mají dovolenou za dveřmi, často však místo naladění se na dny volna lítáme jako hadr od úkolu k úkolu a snažíme se na poslední chvíli všechno zařídit, všechny nabriefovat a tak nějak zachránit planetu. To, co nás nejvíce vyčerpává, však často není množství práce samotné, ale nutnost se neustále rozhodovat, co udělat dřív. A jelikož by váš jediný multitasking měl být balení kufru a snění, jak si dny volna užijete, zjišťovali jsme, jak efektivně plánovat pod stresem:

1. Začínejte tím nejdůležitějším. E-maily počkají!

To se dočtete snad všude. A stejně to neděláte, že? Raději si nejdřív pročtu maily, pak klientovi hned zavolám. Aha, on už je čas na oběd, přece ho nebudu rušit…

Vyblokujte si dopoledne na důležité úkoly, které posunou vaši práci co nejdřív dopředu. E-maily vždy počkají, klienti nikoliv. Pokud navíc všechnu energii vyplýtváte hned ráno vyřizováním nedůležité administrativy, bude vám odpoledne chybět tah na branku. „Spousta lidí neví, co z každodenních úkonů je skutečně důležité a čemu by měli věnovat první blok dne. Vždy radím sepsat si úplně všechno, co v práci děláte, a ty nejdůležitější 3 úkony vystoupí samy od sebe,“ radí v tomhle videu v angličtině Brian Tracy:

2. Určete úkolům priority a bez rozmýšlení konejte

Máte před odjezdem seznam obchodů, které potřebujete dotáhnout? Do toho za vámi pořád chodí někdo z kolegů, volají klienti a list se prodlužuje? Dejte úkolům priority. To je jeden z klíčových nástrojů plánování.

Některé ne úplně důležité úkoly totiž dokážou vlivem času nabobtnat do obrovských rozměrů. Znáte je. Dlouho dopředu víme o tom, že musíme dotáhnout nějakého strašáka ve skříni a s blížícím se termínem nám úkon zabírá více a více prostoru v hlavě. Přitom v momentě, kdy si nad něj skutečně sedneme, není až tak děsivý a náročný. „Den odjezdu na dovolenou na mě působí jako nejlepší deadline pro náročné úkoly, co se mi táhnou předtím i týdny. Představa, že ležím na pláži a přemítám, co musím vyřešit hned po příjezdu, mi dokáže zkazit jakoukoli exotiku. Raději proto zatnout zuby hned,“ svěřila se obchodnice z komunity Business Animals. Příště hned, jak vás začne úkol strašit, přidělte mu jasnou prioritu a termín. Nejlépe zrána!

3. Vytvořte akční plán s použitím aplikací nebo diáře

Když máte seznam úkolů, je potřeba systematicky pracovat na jejich odškrtávání. V dnešní době existuje obrovské množství plánovacích nástrojů; Evernote, kalendář a další aplikace Google, Wunderlist a další. Každému sedí úplně jiný způsob plánování a jinak než jejich vyzkoušením přijdete na ten nejlepší těžko.

Známe hodně lidí, kteří se od čistě elektronické správy úkolů a plánování vrátili ke klasickým lístečkům a papírovým diářům. Mnozí si naopak vytvořili složitý systém GTD (Getting Things Done) a v různých mobilních aplikacích se doslova vyžívají. Cokoli vám usnadní práci, se počítá. Plánování by totiž v žádném případě nemělo zabírat víc času než samotné činy.

 

4. Delegujte a nebojte se svěřit část agendy kolegům

Jeden z největších problémů nás obchodníků je, že máme často pocit, že jsme ti jediní schopní danou věc vyřídit a dotáhnout do zdárného konce. Jen s těžkým srdcem předáváme práci kolegovi, který kdoví, jestli klienta zvládne – a i kdyby, nikdy ne jako my. Tohle je potřeba si v hlavě přenastavit, jinak na dovolené nevypnete a nemusíte na ni vlastně vůbec jezdit. Berte to tak; Když odjíždí pryč váš kolega, berete práci, kterou vám z nutnosti svěří, na lehkou váhu? Ne. Zadané zakázky plníte svědomitě a táhnete za jeden provaz. Takže klidně delegujte.

Navíc, jak vás známe, to nejdůležitější stejně stihnete ještě před odjezdem, i kdybyste měli pracovat do noci, a váš kolega si s případnými úkoly menší důležitosti určitě poradí. Bon voyage!

Text: Matouš Vinš

Foto: salesforce.com