Ze života obchodníka: 4 třecí plochy vztahu obchodu a back office

17. 6. 2015 +

Obchod

Přestože jsou silnou individualitou, nejsou obchodníci ve firmách překvapivě sami. Podléhají určitým procesům, které má každá společnost nastavené jinak, a musí spolupracovat s dalšími odděleními. Nutně tak vznikají třecí plochy – nejvíc mezi obchodem a back office. Rozhodli jsme se tedy vyzpovídat obě strany a odhalili jsme 4 problematické prvky vztahů obchodního oddělení a podpory.

vztahy

Zná to každá firma. Dvě strany a pravda je někde mezi. Co nás točí na podpoře a jak zase ona vidí sales oddělení? Nejprve jsme se podívali do vlastních řad – z názorů obchodníků vyplynuly 2 problematické body:

1. Administrativu má dělat back office, není to práce obchodníka

Schůzky vyžadují velkou mentální přípravu, člověk na nich nechá hodně energie, adrenalin se míchá s endorfiny a podepsaná smlouva je maximum, které po nás po takovém výkonu můžete chtít. Jakmile je podepsáno a hotovo, přelítneme to nejdůležitější a outsourcujeme dál – na drátě už čeká další potenciální klient. CRMko je maximum a papírování nás akorát zdržuje. Jsme nastavení jinak. Back office je tady právě od toho, aby po nás kontrolovala a napravovala chyby.

2. Vyděláváme na ně, můžou být rádi

Jednoduchá matematika napoví, že čím víc času strávíme předěláváním smluv či doplňováním údajů, tím méně máme na samotný obchod. Méně času, méně peněz. Pro firmu, pro nás – a potažmo i pro kolegy v back office.

 

Souhlasíte? Nám to však nedalo a chtěli jsme naši roli v tomto tandemu zhodnotit kriticky a vyptat se i zástupců back office. Co zaznívalo nejčastěji?

3. Máme neustále nějaké výjimky

Tak to tady máme černé na bílém. Neumíme pořádně vyplnit smlouvu, posouváme dobu platnosti, při prodlužování spolupráce používáme staré vzory smluv a zapomínáme měnit datum. Back office na tom všem nejvíce tankuje to, že máme na každý obchod neustále nějaké výjimky a také vedení se staví na naši stranu.

4. Chováme se povýšeně, přitom back office neustále žehlí naše průsery

„Obchod si myslí, že celý den sedíme a čekáme, abychom je mohli na něco upozornit, nachytat na švestkách nebo prostě všeho nechat a napravovat chyby, které nasekali,“ svěřila se nám pracovnice korporátní firmy, „většinou ale pracovníci back office fungují i jako zákaznická podpora a obchodníci už nejsou u toho, když se vynoří nějaký průšvih, nespokojenost nebo fail v rámci spolupráce, kterou dojednali.“ Podle slov kolegů z back office jen akvizujeme a zajímá nás maximálně spokojenost klienta, koncového zákazníka už neřešíme. Oni však ano.

Jak z toho ven? Poznat a pochopit druhou stranu:

I když si to ani jedna strana nechceme přiznat, tyhle dvě složky musí v rámci firmy spolupracovat co možná nejvíce. Po vyslechnutí argumentů obou stran jsme posbírali pár tipů, jak komunikaci i vztahy vylepšit:

Obchodníci: Vyberte si svou back office slečnu a hýčkejte si ji. Zjistěte, jaké sladkosti má ráda, a sem tam jí něco dobrého kupte. „Ze své slečny z podpory jsem si udělala kamarádku. Chválila jsem jí oblečení, na narozeniny pozvala na šampáňo a všechno najednou šlo,“ svěřila se nám obchodnice ze slevového portálu.

Back office: Vezměte obchodníka po práci na pivo a poznejte ho jako osobu. Když budete vědět, jaký je, co je vlastně jeho práce a jak při ní funguje, leccos pochopíte a přestane vás tak vytáčet. „Na pivu jsme si s obchodníkem leccos vyříkali. Vzal ode mě nutné administrativní minimum a od té doby mi dává alespoň to IČO do e-mailu správně,“ směje se pracovnice v oblasti gastronomie.

Jak to máte ve firmě vy?

Foto: mpnintertrade.com