25. Září 2023
Nestíháte se připravovat na schůzky, protože obvoláváte klienty, setkáváte se s týmem a reportujete do centrály. Jenže dobře víte, že příprava je klíčem k úspěšnému obchodnímu jednání. Jak tedy práci zefektivnit a zautomatizovat, aby zbylo více času nejen na přípravu? Nezáleží na tom, zda jste zatím malá firma s desítkami kontaktů v databázi, nebo zda jich už máte tisíce ve vlastním CRM. Nástroj na projektové řízení a týmovou komunikaci najde využití skoro ve všech obchodních týmech. Podívejte se na konkrétní ukázky z Freela.
1. Mějte termíny, priority a potenciál vždy na očích
Znáte ty dny, kdy vám vyskakují notifikace takovou rychlostí, že ani nevíte, kterou aplikaci otevírat dřív? Když toho co nejvíce řešíte v nástroji na projektové řízení, tenhle problém zmírníte. Rovnou totiž vidíte, jakého úkolu a projektu se notifikace týká, takže podle toho rychleji prioritizujete. Pokud potřebujete používat i další nástroje (CRM, Google Doc…) odkazujte na ně přímo u úkolů pomocí linku. Zjednodušíte tím i zpětné dohledávání informací.
Neustálý přehled získáte, když si nastavíte vlastní pohledy na úkoly v Dashboardu. Z nich si vždy jednoduše vyberete, co chcete na jedno kliknutí vidět.
Projektové nástroje umožňují různé zobrazení úkolů, takže pokud vám nevyhovuje tabulka, přepněte třeba na kalendář. Například když se díváte na plán schůzek všech v týmu.
2. Propojte projekty se CRM
Bez řízení vztahů se zákazníky (CRM) se v salesu neobejdete.
- Jestliže pracujete se stovkami leadů, něco-jako-CRM vytvoříte i v projektovém nástroji. To-Do listy nazvete podle fází obchodního jednání. Každý lead založíte jako úkol. A postupně úkol přesouváte podle toho, jak jednání pokračuje.
Aby úkol fungoval jako karta zákazníka, využijte funkci Vlastní pole. Přidejte si políčko na kontakty, potenciál a další nezbytnosti.
- Když máte víc než stovky leadů, budete potřebovat speciální CRM systém. Na trhu jich je mnoho a většina z nich nabízí integraci s marketingovými, účetními a dalšími systémy. Při výběru toho vhodného myslete i na dobré napojení právě na projekty, které vás ochrání od tříštění informací. Konkrétním příkladem českých nástrojů, které toto kritérium splňují je Freelo a Raynet.
Tip: S propojením i vším ostatním si nechte poradit během bezplatné konzultace.
3. Vytvořte si rutinu do kanceláře i terénu
Mít všechny informace na jednom místě a snadno je dohledávat je k nezaplacení. V salesu obzvlášť v těchto situacích.
- Příprava na schůzky
U každého (potenciálního) klienta máte na jednom místě soubory, které vám zaslal, i které jste připravili vy pro něj (cenové nabídky, vizualizace, porovnání produktů nebo služeb, smlouvy).
Spolupracujte s kolegy ze salesu i dalších oddělení. Komunikujte například s markeťákem nebo produkťákem přímo pod úkolem, pokud potřebujete, aby vám nějaké materiály připravili oni.
- Opakované úkoly
Někdy je sales improvizace, ale hodně úkolů je rutinních. Děláte si taháky, abyste žádný z kroků nevynechali? Nenechávejte si je pro sebe a sdílejte je s kolegy. Vytvořte si šablonu a začněte vždy s čistým checklistem.
Například checklist po schůzce:
- Poděkovat
- Poslat slíbené materiály
- Domluvit další akci
- Poradit se s manažerem o dalším postupu, pokud je potřeba
Tip: Jestliže checklisty už máte někde sepsané, vložíte je do Freela jednoduše pomocí textového souboru.
- Zápis z obchodního jednání
Tohle je kontroverzní téma, na kterém se obchodníci nikdy neshodnou.
Například Michaela Onuferová patří do týmu „vždycky papír“, i když pracuje pro jednu z největších technologických firem na světě. „Počítač na jednáních vytváří zbytečnou bariéru mezi mnou a klienty. Proto ho raději nechávám stranou,“ usmívá se Account Executive pro veřejnou správu v Microsoftu.
Petr Bernadič, CEO Každý prodává, stojí na opačné straně spektra. Nejenže zápis píše do počítače, ale píše ho do Freela, kde ho s klienty rovnou sdílí.
- Zápis z interní porady
Pokud vám nedává smysl využívat počítač na poznámky z obchodního jednání, určitě ho využijte na zápis z interních porad.
Zápisy nezanedbávejte, protože vždy na poradě někdo chybí, tak ať si může informace doplnit. Z projednávaných bodů navíc vyplývají akční kroky, takže je rovnou sepište, vytvořte z nich úkoly a přiřaďte je zodpovědné osobě.
Tip: Zápis z porady vždy píše někdo jiný, než kdo ji vede, aby se nerozptyloval. Pokud se nenajde dobrovolník, určete zapisovatelem například toho, kdo přišel pozdě nebo vyrušuje.
Nástroj pro obchodníky musí být natolik jednoduchý, abyste si mohli kdykoliv vytáhnout laptop, tablet nebo i mobil a poznamenat si myšlenku. Proto má Freelo mobilní aplikaci. A oboustranné propojení s Google kalendářem.
4. Měřte čas a vyhodnocujte ho
Efektivní obchodníci nejenže pracují s potenciálem, ale také si vyhodnocují vynaložené úsilí. K tomu potřebují vědět, kolik času prací na daném klientovi strávili. K zjišťování časové investice lze využívat různé nástroje. Freelo má přímo funkci měření času nad úkoly. Buď pustíte tracking přímo během práce, nebo časový údaj zaznamenáte později ručně.
Naměřený čas také můžete vynásobit hodinovou sazbou a díky integraci fakturačních nástrojů iDoklad, Fakturoid a Vyfakturuj rovnou vystavit fakturu.
5. Vzdělávejte se
Bez průběžného vzdělávání se by vaše dlouhodobá efektivita začala klesat. Vytvořte si proto projekt na vzdělávání, kde si budete sdílet know-how, plánovat školení apod.
Petr Bernadič připravil pro obchodníky speciální šablonu do Freela zaměřenou na efektivitu a vzdělávání.
