Jak vytvořit profesionální fakturu zdarma

S malou nadsázkou můžeme říct, že faktura je vizitka každého podnikatele. Je to totiž doklad, který uvidí prakticky každý váš zákazník. Přesto spousta živnostníků a podnikatelů jeho podobu podceňuje a klienty odbývá pár řádky „načmáranými“ ve Wordu. Vytvořit profesionální faktury je přitom otázkou několika vteřin – a navíc to jde zdarma!

Nezáleží na tom, jestli máte živnost jako přivýdělek při práci či studiu nebo se podnikání věnujete naplno. Povinnost vystavit fakturu má každý, kdo klientům dodává zboží nebo služby.

Co musí faktura obsahovat

Než se do faktur pustíte, musíte vědět, co všechno na nich uvést. Liší se to podle toho, zda jste plátce nebo neplátce DPH a jestli vedete účetnictví.

Pokud s podnikáním teprve začínáte, budete pravděpodobně neplátcem DPH (pokud se k DPH dobrovolně nepřihlásíte). V takovém případě musí faktura obsahovat:

• vaše jméno a příjmení (v případě OSVČ),
• název firmy (v případě s. r. o.),
• sídlo firmy nebo fyzické osoby (fakturační adresa),
• IČ
• a označení registru, ve kterém jste jako podnikatelé zapsaní (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík apod.).

Pokud vedete účetnictví, musíte přidat také:

• údaj o zápisu do registru včetně oddílu a vložky (u právnické osoby),
• popis dodaného zboží nebo služby,
• fakturovanou částku – celkově nebo podrobně (cena za měrnou jednotku a označení množství)
• a datum vystavení faktury.

I když je to nepovinné, doporučujeme uvést také:

• informaci, že nejste plátcem DPH;
• údaje o odběrateli (stejné jako údaje o dodavateli uvedené výše);
• slovní a číselné označení dokladu (například Faktura 20240015).

Faktura u plátce DPH

Jako plátce DPH pak k uvedeným údajům přidejte ještě:

• své daňové identifikační číslo (DIČ),
• DIČ odběratele – pokud je také plátcem DPH,
• datum uskutečnění zdanitelného plnění – pokud se liší od data vystavení faktury (obvykle se za DUZP považuje den dodání zboží či služby, nebo přijetí platby),
• rozsah a druh dodávané služby nebo množství a druh dodávaného výrobku,
• základ daně,
• sazbu daně
• a výši daně v české měně.

Pokud je plnění osvobozené od daně nebo ji přiznává odběratel, poslední dva údaje uvádět nemusíte. Na fakturu ale doplňte, který ze zmíněných případů se vás týká.

Stačí připsat větu: „Plnění je osvobozené od daně.“ a podobně.

Jak fakturu vystavit

Jakmile víte, co na faktuře bude, pusťte se do přípravy tohoto účetního dokladu. Možností máte několik.

Fakturu můžete vystavit:

• ručně vypsáním na papír – tato možnost je sice stále platná a přijatelná, v praxi se ale téměř nepoužívá;
• ve Wordu nebo podobném programu – stačí do prázdného dokumentu vypsat všechny potřebné údaje, nebo si vytvořit šablonu, kterou budete používat – musíte ale dát pozor na její aktuálnost;
• v účetním programu – obvykle ho používají firmy, které vedou účetnictví, evidují sklad nebo řeší mzdy zaměstnancům;
• v on-line fakturační službě – oblíbené řešení u živnostníků a podnikatelů, kteří nepotřebují řešit celou účetní agendu.

Jak vytvořit profesionální fakturu

Jestli chcete na klienty působit opravdu jako profíci, musí vaše faktura také profesionálně vypadat. A marná sláva – k tomu vám jen tužka a papír nestačí. A v současné době není dostačující ani Word.

Nejen, že má řadu vzhledových omezení, ale práce s ním je poměrně zdlouhavá a komplikovaná. Všechny údaje totiž musíte doplňovat ručně. Proto je větší riziko, že se přepíšete.

V současnosti je navíc u faktur standardem platba prostřednictvím QR kódu. A generovat zvlášť platební kód, následně ho stahovat a nahrávat do Wordu je zbytečně složité. A to nemluvíme o situaci, kdy do dokumentu omylem nahrajete kód určený pro jiného klienta…

Ideální je použít speciální programy – tedy účetní software nebo on-line fakturační službu.

Zaručí vám profesionální vzhled a díky propojení s různými registry doplní většinu údajů na doklady automaticky.

Profesionální faktura zdarma? On-line!

Zároveň ale musíme říct, že účetní software je poměrně robustní program. Pokud tedy potřebujete řešit jen faktury, je to jako jít s kanónem na vrabce.

Navíc bývá často placený.

Nejlepší je proto sáhnout po on-line fakturační službě, jakou je například iDoklad. Řadu údajů do faktur doplní automaticky, přidá na ně i QR kód a vzhled faktur si navíc sami přizpůsobíte.

V základní verzi je přitom zdarma. Pokud máte do 5 stálých odběratelů, můžete jim zdarma vystavit neomezený počet faktur.

A protože je dostupný on-line, můžete fakturovat kdykoliv a odkudkoliv.