06. Prosinec 2023
Různé ceníky pro různé klienty dle objemu jejich odběru, historie objednávek daného zákazníka nebo přehled „ležáků“ na skladě. Ne každý účetní program má funkce pro B2B firmy, které se soustředí na firemní zákazníky. Pokud mezi ně patříte, přečtěte si, co si při výběru pohlídat.
Účetní program totiž není jen o fakturách a účetnictví. Menším a středním firmám slouží jako ústřední informační systém, ve kterém kromě dokladů mají:
- skladové hospodářství,
- napojení na e-shop,
- adresář zákazníků,
- analýzy a statistiky,
- mzdy,
- knihu jízd a další agendy.
Zeptejte se ve spřátelených B2B firmách, který software používají, jak jsou spokojení a jestli jim něco nechybí.
Zároveň si udělejte vlastní průzkum na internetu. Pokud nemáte čas na zdlouhavé pročítání funkcí jednotlivých programů, podívejte se na jejich reference či případové studie.
Většina účetních programů je zveřejňuje na svém webu. Zjistěte si, kteří z referenčních klientů podnikají v B2B a jejich příběhy si přečtěte. Dozvíte se, jak konkrétně jim systém pomohl a co na něm oceňují. Tyto informace jsou mnohdy srozumitelnější než popisy na produktových stránkách.
Podrobný článek o výběru účetního program si můžete přečíst zde.
Zmapujte svoje potřeby
Sepište si, co od účetního programu potřebujete. Zamýšlejte se nad tím, jak máte procesy nastavené nyní, jaké problémy kvůli tomu řešíte a jaké tabulky s daty používáte. Po nasazení účetního systému byste se měli ideálně většiny tabulek zbavit, protože všechna data budete mít v účetním programu.
Pokud používáte i další softwary, například e-shop či specializovaný oborový program, zapište si na seznam požadavků i propojení s těmito systémy.
Spojte se s konzultanty
Poté kontaktujte dodavatele vyhlédnutých účetních programů. Nechte si systém odprezentovat a proberte s nimi své požadavky. Díky nim bude diskuze konkrétní a vy nebudete zbytečně pálit čas.
Dobrý konzultant se zajímá i o procesy, které jsou na pozadí. Je totiž možné, že vámi požadovaná funkce sice v programu není, ale stejného výsledku dosáhnete jednoduše jinou cestou. U některých firem je také nutná menší úprava vnitřních procesů. Pokud totiž firmu zakládal někdo bez předešlých zkušeností, mohou být procesy nastavené organicky a ne dle všeobecných standardů.
Dobrý konzultant má zkušenosti z desítek různých firem a ví, jak vypadá efektivní oběh dokladů, peněz a zboží ve firmě. Pokud zjistí, že se vymykáte, upozorní vás na to. Vy se pak rozhodnete, jestli by pro vás nové nastavení nebylo efektivnější, nebo jestli mají vaše procesy své opodstatnění a chcete v nich pokračovat.
Testování
Některé programy možná už v prvním kole vyloučíte, protože nesplňují vaše požadavky. U těch, které postoupily do druhého kola, nastává čas na otestování. Dodavatelé účetních programů zpravidla nabízí testovací plnou verzi či alespoň demo.
Vyzkoušejte, jak se vám v programu pracuje a simulujte všechny obvyklé úkony. Tím si potvrdíte, že má program potřebné funkce i že se vám pohodlně používá. Do testování zapojte také další členy týmu, kteří budou v programu pracovat.
Srovnání ceny
Jakmile máte několik kandidátů, kteří vám vyhovují, zjistěte cenu. Ta zpravidla záleží na tom, jaké agendy plánujete využívat a kolik uživatelů v programu bude pracovat. Dál si zjistěte, jak je to se zákaznickou podporou a aktualizacemi programu. Tyto služby bývají často placené.
Dopředu se také informujte, jestli se vám software bude umět v budoucnu přizpůsobit. Pokud budete potřebovat rozšířit funkce, nebo vám výrazně vzroste počet zpracovávaných dokladů, bude vám systém stačit? Případně nabízí dodavatel vyšší verzi, na kterou v budoucnu můžete přejít?
Pak vás čeká finální rozhodování. Srovnejte, jaké funkce vám program nabízí, jak dobře se vám v něm pracuje a taky samozřejmě cenu.
TIP: Do srovnání určitě zařaďte oblíbený účetní program Money S3. Používá ho řada B2B firem, ať už z oblasti obchodu, výroby nebo služeb.
