Většina obchodníků a manažerů v jisté fázi svého podnikání dospěje do stádia, kdy potřebuje asistentku. Čím dál tím víc začíná být ve světě rozvinutý fenomén virtuálních asistentek, ale našinec je pořád skeptický. Asistentka na dálku se jim zdá drahá a nevidí důvod ji vyzkoušet. Málokdo si spočítá, že virtuální asistentce platíte jen za práci, kterou skutečně udělá. Té osobní můžete k hodinové mzdě přičíst nejen odvody a různé benefity, ale každý měsíc jí proplácíte i kafíčka, brouzdání po internetu či vykecávání se s kolegy. Tohle běžný zaměstnanec během pracovní doby dělá. Eliška Štefková, zakladatelka Time money, se v České republice snaží bourat status quo.

• Eliška Štefková, zakladatelka Time money s. r. o.
• K vedení týmu měla předpoklady už od dětství: „Jsem nejstarší ze sourozenců a vždy mě bavilo organizovat jim život, tam začaly ambice být vůdčí.“
• Ve 20 letech dostala příležitost vést svůj první tým, příležitost využila a dnes řídí vlastní firmu.
• Nápad založit virtuální asistentku vychází z vlastní zkušenosti: „Na manažerských pozicích jsem sama viděla, že najít si dobrého asistenta není vůbec jednoduchý úkol. Navíc efektivita práce není zdaleka tak vysoká jako u outsourcovaných služeb.“
• Každý den cvičí jógu a ve volném čase hraje v amatérském divadlu. „Jako malá jsem chodila do dramaťáku, potom jsem začala pracovat na kariéře a pak jsem zas potřebovala oddech. Mám ráda i naučnou literaturu, hlavně o motivaci a vedení týmu.“
• Aktuálně čte knihu Náboj od Brendona Burcharda. „Ukazuje tam jiný přístup k motivaci, je víc konkrétní. Mám rada knihy, kde si můžu přečíst o novém pohledu, protože poslední dobou se ty rady ohledně osobního rozvoje hodně opakují.“
• Nedokážete si představit, jak taková asistentka může fungovat? Není problém, ZDE si můžete vyzkoušet službu Asistentka zdarma a nestane se vám tak, že koupíte „zajíce v pytli“.

„Inovativních podnikatelů, kteří službu virtuální asistentky chápou, je v Česku zatím málo“

Eliško, jsou české firmy a podnikatelé připravení outsourcovat služby osobní asistentky?

Nejsou na to úplně zvyklí. V zahraničí je to zcela běžné, tam si asistentky najímají stejně tak jako IT či marketingové služby. Třeba v USA je činnost tak rozšířená, že existují nezávislé asistentky na dálku, které podnikají sami na sebe. Podnikatelé u nás jsou víc zakonzervovaní, nevědí, co si pod tímto pojmem představit a nechápou, jak jim to může víc uspořit čas a peníze, než kdyby měli asistentky v kanceláři.

Jaké jsou jejich nejčastější námitky?

Nedůvěra v neznámou věc. Nevědomost ohledně způsobu fungování služby, i co se týče finančního hlediska. Setkávám se s tím, že podnikatelé říkají, že je to drahá služba. Když se to ale přepočítá, můžou ušetřit až desítky tisíc korun měsíčně, což není zanedbatelná částka. Osobní asistentce platí odvody, daně, školení, různé benefity atd. Tady podnikatel platí pouze za konkrétní práci, kterou pro něj asistentka udělala. Málokdo si uvědomí, že pokud má osobní asistentku na plný pracovní úvazek, platí jí také čas, kdy si dělá kafe, odejde na záchod, probere drby s kolegy.

Jak se v takovém prostředí produkt prodává? Jakými argumenty je nakonec zlomíš?

Je to nová služba, takže zkoušíme více cest. Největší pozornost teď obracíme na on-line. Tím, že na to podnikatelé nejsou ještě tolik připravení, se snažíme službu postupně rozšiřovat do jejich povědomí. Aktuálně nabízíme možnost vyzkoušet si asistentku zdarma. Podnikatel může našim asistentkám zadat jakýkoliv úkol, který máme v portfoliu, a sám si vyzkouší, jak by to fungovalo a zjistí, zda mu to vyhovuje.

„Dobrá asistentka musí umět víc než jen vařit kafe, zvedat telefony a jezdit na poštu“

Co u vás klienti nejčastěji poptávají?

Máme třeba klienta, který má svou kamennou prodejnu, kde potřebuje občas udělat administrativu, připravit podklady pro účetní, zajistit komunikaci na sociálních sítích a propagaci, najít vhodného dodavatele. On se o tyto věci nemusí starat a může se věnovat rozvíjení vlastního byznysu. Snažíme se dělat vše, co by měla dobrá asistentka umět. Už dávno neplatí, že pouze zvedá telefony, vaří kafe a jezdí na poštu. Kolikrát si podnikatel nemůže zaplatit dobrého copywritera, on-line marketing, a v tom by měla umět pomoct právě šikovná asistentka.

„Jako šéfka jsem byla v začátcích hodně direktivní. Odrazilo se to na špatné atmosféře“

Eliško, já vím, že než jsi založila Time money, už od 20 let ses pohybovala na vedoucích pozicích. Mě zajímá, jestli to s člověkem v tak mladém věku nezamává?

Byla jsem hozená do vody a hodně jsem v tom tápala. Myslím, že to pro mě byla velká škola, mohla jsem si tvořit tým, vybírat, s kým budu pracovat. Na začátku jsem si vůbec nebyla jistá, jak má dobrý manažer vypadat, a tak jsem zkoušela spoustu stylů vedení. Na pokusech a omylech jsem postupně objevila zlatou střední cestu, kde vedení lidí dává největší smysl.

Konkrétní pokusy a omyly?

Když jsem začínala vést svůj první tým, snažila jsem se být hodně direktivní. Lidi jsem svazovala pravidly, nedávala jsem jim prostor pro realizaci, čímž jsem zabíjela jejich vnitřní motivaci. Autoritu jsem si sice získala, ale byla spíš uměle vytvořená. Tehdy mi to ani nevadilo, pracovala jsem s hodně mladými lidmi a nechtěla jsem, aby mi přerostli přes hlavu. Na každého jsem uplatňovala stejné postupy, což nebylo ideální a postupně jsem si uvědomovala, že takhle to fungovat nebude.

Kde nastal zlom, kdy se to změnilo?

Viděla jsem, že na mém oddělení se neustále střídali zaměstnanci. I lidi, kteří tam byli delší dobu, byli demotivovaní a celkově tam nebyla dobrá atmosféra. Snažila jsem se změnit přístup. Zvolnila jsem, lidem jsem dala větší důvěru a začala jsem se o ně víc zajímat z lidského hlediska, víc pracovat na utváření týmu. Uvědomila jsem si, že je to hodně důležité.

„Když dostanou Češi něco zdarma, dokážou být hodně vynalézaví“

Řekni nám na závěr nějakou vtipnou historku, mají klienti specifické požadavky?

Je to různé, hodně z nich však bývá úsměvných. Stalo se nám, že klient po nás chtěl, abychom zjistili telefonní číslo nějaké konkrétní osoby od jeho příbuzných. Klienti si to pletou, zkouší zadávat nemožné úkoly, které se jim nechtějí dělat. Samozřejmě mohou, ale v souladu s morálními zásadami nelze dělat vše, na co si klient vzpomene.

Poslední dotaz, kde by jsi chtěla být na konci roku?

Chtěla bych, aby byla celkově služba známější, aby nám přibývali zákazníci, abychom vytvářeli přívětivější prostředí pro zákazníka. Jsme hodně prozákazničtí, i když to může znít jako klišé, ale snažíme se klientům vždy vyjít vstříc, mít nastavené podmínky tak, aby byly pro ně přínosem. Naše služba je hodně založená na důvěře, častokrát pracujeme s interními daty, citlivými informacemi. A důvěru můžeme podpořit jedině tím, že budeme nápomocní a přívětiví.

Foto: Petr Klempa