Ujistěte se, že vaše porady nejsou ztrátou času

8. 3. 2016 +

Obchod

V obchodě platí, že čas jsou peníze. A abyste mohli věnovat dostatek času budování své sítě zákazníků (a také obchodníků), měli byste zapřemýšlet, které aktivity vás brzdí a určit si priority. V mnoha případech jsou takovými „ztrátami času“ porady. Ačkoli je vnímáte jako nutné zlo, nudí vás a brzdí vaši energii, kterou byste mohli věnovat prodeji, jsou užitečné, protože upevňují pravidla firemní kultury a přispívají k čistému firemnímu ovzduší. Proto jsme sepsali pár pravidel, jak je urychlit a zefektivnit.

Startup Stock Photos

1. Stanovte si program dopředu

Zaprvé, je to jediný způsob, jak donutit všechny účastníky, aby se dostatečně připravili, zadruhé, budou mít dostatek času, aby váš program připomínkovali, případně doplnili o další body. Vy si určíte, jestli je vůbec některý z jimi navrhovaných bodů na poradě nutné řešit. Pokud ne, neztratíte ani minutu z drahocenného času a zahlcování zbytečnými informacemi bude eliminováno. Pokud jde o důležitou věc k řešení zejména v kolektivu, buďte rádi, že máte v týmu lidi, kteří jsou aktivní a snaží se řešit problémy svědomitě. Petr Kopčil, ředitel firmy Firestarter s.r.o., má s vedením týmu bohaté zkušenosti a dodává: „Ptejte se svých kolegů již během procesu, zda všemu rozumí, mají vše k práci a jsou spokojení. Následné porady budou rychlejší, lepší, a to pro všechny.“

2. Jmenujte leadera porady

Samozřejmě to můžete být vy, ale zkuste jednou za čas leadera porady obměňovat. Zjistíte tak, kteří lidé z vašeho týmu mají skvělé manažerské a komunikační schopnosti, a těm, kteří se třeba ještě stydí nebo si nejsou úplně jistí svým projevem, tím dodáte sebedůvěru. Když postavíte před celý tým člověka, který by si ani ve snu nepředstavil, že někdy povede poradu, zjistíte o něm mnohé (pozitivní i negativní). Body porady stanovíte vy, předáte aktuálnímu leaderovi a sledujete vývoj. Petr Kopčil doplňuje: „Delegujte, důvěřujte, ptejte se, ověřujte, neřiďte, ale veďte. Přirozený leader není skutečně každý. Spoustě lidem vyhovuje být pouze ‘ve vleku’.“ Je důležité své „ovečky“ znát, a jak jinak je vyzkoušet, než jim dát takový důležitý úkol?

TIP: Divili byste se, kolik poněkud tichých členů týmu se při této příležitosti „vyloupne z ulity“. Zvolte ale pouze ty, kteří jsou pro některou ze svých schopností v týmu respektováni a věříte jim.

3. Striktně trvejte na zákazu jakýchkoliv elektronických zařízení

Samozřejmě pokud je nepotřebujete k vysvětlení jednotlivých bodů porady – toto privilegium by měl mít pouze leader a zapisovatel. Opravdu dbejte na to, aby všichni účastníci porady měli své telefony v tichém režimu a pokud možno schované v kapse nebo tašce. To samé by mělo platit i pro notebooky – jestli si určíte člověka, který bude jednání monitorovat a vše zapisovat, není důvod, aby si poznámky do počítače zapisovali i ostatní a unikaly jim tak další informace (výraz ve tváři mluvčího, reakce ostatních, intonace atd.). Na zapisování poznámek a úkolů z porady úplně postačí starý dobrý papír a tužka. Je opravdu důležité, aby se pozornost všech lidí na poradě upírala k danému tématu. Nezodpovězené emaily a telefonáty vám za hodinu obchod nezruinují. Petr Kopčil má jasno: „Když na poradě zvoní xkrát telefon nebo člověk, který si má něco pamatovat a dle toho následně jednat, je zrovna na Facebooku ‘nejhezčí holky z okresu’, něco je špatně. Na druhou stranu jde také o to, kdo je právě v pozici řečníka, jaký má obsah sdělení, jakou formu a tón hlasu používá. Tedy jestli nenudí…“

4. Držte se v rozmezí 4–7 účastníků

Někteří lidé na poradě vůbec být nemusí. Důležitost každého účastníka si musí stanovit právě leader porady. Když vás bude sedět „u kulatého stolu“ 12, je dost možné, že se v případě nějakého vášnivějšího tématu s nikým nedomluvíte. Navíc to pro určité lidi může být ztráta času, protože k dané věci ani nemají co říct a jejich práce se to vůbec netýká. Proto je dobré si průběh porady pořádně promyslet a šetřit tak nejen svůj čas.

5. Nastavte neobvyklý čas začátku a konce

Co kdybyste začali poradu třeba v 10:23 a předpokládaný konec nastavili na 11:14? Pak by se zákonitě nestalo, že vám některý z lidí přijde pozdě. Tyto neobvyklé časy totiž zaujmou a věřte tomu, že si nikdo nedovolí na poradu zapomenout nebo přijít pozdě. Nepotřebujete upoutat pozornost pouze v průběhu porady, ale i před jejím konáním.

6. Uspořádejte poradu na čerstvém vzduchu

Jakmile nejste nucení sedět společně v místnosti a chtěli byste na problémy nahlížet i z trochu jiného pohledu, jděte s kolegy ven. Pročistíte si hlavu, zaktivujete mozkové buňky, a pokud je venku krásné počasí, nálada celého týmu bude prostě báječná. Vše, co děláte trošku jinak a co vybočuje z „normálu“, inteligentní a ambiciózní lidé ocení. Obzvlášť jestli se jedná o meeting, kde se cítíte příjemně a uvolněně. Uvidíte, jak se najednou spousta věcí bleskově vyřeší.

TIP: Zkuste najít kavárnu, v níž můžete uspořádat poradu bez rušivých elementů. Každý majitel nebo provozní takového podniku vám velmi rád řekne, kdy je v kavárně největší klid a možná s ním domluvíte i nějaké cenově zvýhodněné občerstvení.

7. Posledních 10 minut využijte pro rekapitulaci

Porada, která je efektivní, netrvá déle než hodinu. Abyste dosáhli maximálního účinku a úspory času, posledních 10 minut věnujte rekapitulaci. Zeptejte se, jestli všichni pochopili, o čem se celou dobu mluvilo, jestli vědí, jaké úkoly jim náleží a kdy budou schopni předložit výsledky. Je to také prostor pro případné otázky. S tím souhlasí i Petr: „Jde o to, aby lidé nejen pochopili, ale hlavně jednali dle dohodnutého. I toto je třeba při uvedení do praxe zkontrolovat. Nejde o formu nátlaku, buzerace, jde přeci o skvělý výsledek, který chceme všichni!“