18. Únor 2022
Představte si, že byste dokázali splnit velký a těžký úkol za pouhých pár hodin, i když by vám normálně zabral třeba celý den. Možná jste už zažili, jak výkonní a motivovaní jste schopni být, když se blíží termín odevzdání nějakého úkolu. Nechávat věci na poslední chvíli sice může být v tomto smyslu efektivní, avšak za ten stres to nestojí. Proto vám dnes představíme několik vědecky podložených technik, jak zvýšit svou produktivitu a vybudovat si ji jako zvyk.
1. Stanovte si termín dokončení (deadline) každého úkolu
Podle Parkinsonova zákona množství času strávené na určitém úkolu závisí na tom, kolik času máte k dispozici k dokončení tohoto úkolu. Pokud si nestanovíte termín dokončení úkolu, neboli tzv. deadline, bude vám to trvat tak dlouho, jak budete chtít. Naopak zvolíte-li si časový limit, pocítíte tlak, který vám bude hnacím motorem pro splnění úkolu včas. To vás donutí pracovat rychleji.
Stanovení konečného termínu pro každý úkol vás také může snadno dostat do duševního stavu plynutí neboli “flow”, kdy jste do činnosti tak ponořeni, že nevnímáte nic jiného. Tělo a mysl se soustředí pouze na tuto činnost a nic vás nedokáže rozptýlit. Nezdá se vám to jako dokonalý stav pro dosažení maximální produktivity?
Abyste se dostali do stavu “flow”, nebo jinými slovy abyste byli “in the zone” – v zóně, musíte si nejprve stanovit jasné cíle, které mohou být náročné, ale zároveň dosažitelné. Jejich splnění vyžaduje naprostou koncentraci a kontrolu nad vašimi dovednostmi. Následně si stanovte časový limit a pamatujte na to, že úkol musíte splnit do vypršení času. Díky tomu vás ovládne zdravý nátlak, který vás přiměje se plně soustředit, a tak vám umožní využít své schopnosti na maximum.
2. Rozdělte si velké projekty na menší úkoly
Zahájení projektu bývá stresující, protože nás čeká spoustu práce a cílová čára je téměř neviditelná. Kvůli tomu, že je odměna za úspěch v tomto projektu tak daleko, mnohdy se zdá, že ani nemá cenu začínat. Když nemáme pocit dosažení alespoň malého úspěchu, máme sklony k tomu se v práci spíše plácat, než ji vykonávat efektivně.
Co kdybyste mohli pocítit ten úspěch dosažení i několikrát denně? To by vás rozhodně nabilo energií a motivovalo pro podávání dalších skvělých výkonů ještě rychleji a efektivněji.
Harvard Business Review analyzoval více než 12 000 záznamů z deníků znalostních pracovníků a zjistil, že čím častěji pracovníci dosahovali malého nebo velkého cíle, tím více byli produktivnější. Jinými slovy, každý pokrok je motivoval pracovat tvrdě a s nadšením za dosažením dalšího malého úspěchu.
Rozdělte si velké projekty na menší jednotlivé úkoly a uvidíte, jak mnohem snadnější bude dělat pokroky během dne, týdne a měsíce. Nakonec se vám podaří dosáhnout třeba tisíce menších cílů, než jen jednoho obrovského. Pocit neustálého úspěchu vám pomůže si udržet motivaci, sebe disciplínu a produktivitu.
3. Pracujte s ostatními lidmi
Stejně jako ve sportu nebo orchestru, týmová práce je nejen zábavnější, ale pomůže vám i podávat ty nejlepší výkony.
Existuje psychologický jev zvaný sociální facilitace. Znamená to, že pokud něco děláte v přítomnosti druhých, jejich hodnocení zvyšuje úroveň vaší angažovanosti. Tento další druh zdravého stresu vás motivuje plnit své úkoly lépe, než kdybyste byli sami.
Pokud chcete dosáhnout vyšší úrovně produktivity a rychlosti při práci, zkuste pracovat s ostatními lidmi. Uvidíte, že vás to doslova nakopne.
4. Pracujte podle svých biologických rytmů
Lidské tělo funguje ve 120 minutových biologických intervalech po celý den, které se nazývají ultradiánní rytmy. Během prvních 90 minut intervalu vaše mentální energie vyvrcholí a poté na 30 minut klesne až na minimum.
Chcete-li maximalizovat rychlost a produktivitu, je nejlepší pracovat v 90 minutových intervalech, kdy je vaše tělo přirozeně nabité energií. Následují 30 minutové přestávky, kdy je tělo zase přirozeně unavené a potřebuje odpočinek. Pokud si osvojíte tyto rytmy, umožní vám to využít kolísavé hladiny energie vašeho těla ve svůj prospěch.
Avšak zůstat soustředění po dobu 90 minut v kuse může být problém. Podle Psychology Today dokážou lidé zůstat plně soustředění pouze 20-25 minut, než se jejich mysl začne toulat.
Pro efektivní práci se svou pozorností, vyzkoušejte techniku Pomodoro, kdy během 90 minutových intervalů 25 minut pracujete a poté 5 minut odpočíváte.
Pracovat, když jste přirozeně nabití energií, odpočívat, když jste přirozeně unavení, dělat si krátké přestávky pro obnovení soustředění vám nakonec pomůže dosáhnout maximální produktivity a rychlosti.
5. Poslouchejte šum
Hudba vždy zlepší náladu, ale stěží se vám při ní bude soustředit. Podle Psychology Today poslech hudby se slovy přiměje jazyková centra vašeho mozku věnovat více pozornosti textu písně než vašemu aktuálnímu úkolu, pokud to vyžaduje čtení, psaní nebo mluvení.
Poslouchání nové hudby také není příznivé pro produktivitu. Protože váš mozek má rád novinky, uvolňuje dopamin, hormon štěstí, když ji posloucháte. To přitáhne vaši pozornost k hudbě, ne k práci. I když klasická hudba a filmové soundtracky obvykle nemají slova, pokud tyto žánry nikdy neposloucháte, mohou ve skutečnosti narušit vaši koncentraci.
Ale co byste měli dělat, když je okolí vašeho pracoviště příliš hlasité nebo vás nebaví poslouchat ty otravné zvuky klepání klávesnic nebo klábosení kolegů?
Bílý šum je vaše řešení. Podle Journal of Consumer Research je okolní hluk při mírné hlasitosti ideální pro zvýšení kreativního výkonu. Nasazení sluchátek s potlačením hluku a přehrávání bílého šumu může tento efekt replikovat.
Bílý šum udržuje koncentraci, protože je konstantní. Zní neustále stejně, takže si na něj váš mozek zvykne. Sluchové rozptýlení vás už tedy nemůže ovlivnit. To zvýší vaši pozornost na aktuální úkol a umožní vám pracovat rychleji.
6. Najděte si parťáka pro odpovědnost
Gretchen Rubin, renomovaná badatelka lidské povahy a štěstí, nedávno vydala knihu Čtyři tendence. Zjistila, že lidi lze zařadit do jedné ze čtyř kategorií: Zastánce, Tazatel, Obligátor/Dlužník a Rebel.
Většina lidí patří do kategorie Obligátorů – odvozeno z anglického slova obligation, povinnost. Obligátoři dychtivě naplňují vnější očekávání, ale mají trápení s naplněním těch vnitřních. Například nikdy nezmeškají pracovní schůzku, ale nemohou si najít čas na cvičení.
Aby dokázali naplnit jejich vnitřní očekávání, je pro ně klíčové připojit k těmto vnitřním cílům nějakou vnější odpovědnost. A jedním z nejúčinnějších nástrojů odpovědnosti je mít partnera pro odpovědnost.
Nikdo nechce zklamat ostatní nebo být vnímán jako líný a neproduktivní. To je prostě přirozeně lidské. Pokud tedy například slíbíte svému partnerovi nebo kolegovi, že napíšete 1000 slov každý den – a budete po něm chtít, aby vás pravidelně kontroloval – najednou budete více motivovaní k výkonu a pomůže vám to pracovat efektivněji.
7. Umlčte svého vnitřního perfekcionistu
Dokonalost je nepřítelem produktivity. Opakované prověřování své práce, trojnásobná kontrola chyb a vykonávání práce navíc místo toho, abyste ji svěřovali jiným. To zdržuje pokrok, vyčerpává vaši energii a může narušovat vaše psychické zdraví.
Problém perfekcionistů je v tom, že mají mentalitu všechno nebo nic. Pokud jejich práce není dokonalá, považují ji za selhání. Jde o to, že můžete svou práci dále zdokonalovat, ale vaše úsilí přinese jen okrajová zlepšení.
Je důležité si proto uvědomit, že většina společností považuje vykonávání dobré práce a dodržování termínů za obrovský úspěch.
