25. Listopad 2025
České firmy jsou v používání CRM a ERP systémů hluboko pod evropským průměrem. Místo efektivního prodeje tak obchodníci tráví čas administrativou a „bastlením“ v Excelech. O tom, proč je AI pro menší firmy stále strašákem a jak z tohoto chaosu ven, jsme mluvili s Petrem Mackem, CEO a zakladatelem systému Caflou.
Petře, říká se, že nejlepší podnikatelské nápady vznikají z vlastní frustrace. Byl to i případ Caflou? Co vás jako majitele agentury přimělo k tomu, pustit se do vývoje vlastního firemního systému?
Je to přesně tak. Můj profesní příběh byl sice různorodý, ale Caflou se zrodilo z naprosto konkrétní potřeby v době, kdy jsem vedl vlastní marketingovou agenturu. Rychle nám přibývali klienti a objem práce, a my jsme narazili na strop.
Chyběl nám nástroj, který by nám efektivně pokryl vše od projektového managementu až po návaznou fakturaci a řízení financí. Na trhu tehdy prostě neexistovalo řešení, které by tyto klíčové firemní funkce reálně a smysluplně propojovalo. Chtěli jsme systém, který by to uměl, a protože jsme ho nenašli, rozhodli jsme se ho postavit.
Takže Caflou vzniklo jako lék na provozní chaos. Jak byste ho představil dnes, kdy už je to dospělý produkt? Komu primárně pomáhá?
Přesně tak. Dnes je Caflou komplexní firemní systém navržený primárně pro malé a střední firmy, které fungují typicky projektově, tedy různé agentury, architekti, projektanti, montážní firmy nebo konzultační společnosti.
Cílem je, aby mohly řídit veškeré své hlavní procesy z jednoho místa. A tím nemyslím jen projekty. V Caflou propojujeme řízení obchodu a CRM, vedení projektů, vykazování práce, kompletní finanční řízení včetně fakturace, a samozřejmě i tvorbu nabídek a detailní reporting. Je to nástroj pro kontrolu nad efektivitou firmy a jejím cashflow.
Zmínil jste řízení obchodu, což je téma, které naše čtenáře na Business Animals pálí nejvíc. Vy máte přehled o stovkách firem, které Caflou používají. Co je podle vás největší brzda efektivity českých obchodních týmů v segmentu SME?
Pokud mám být upřímný, je to tristní stav digitalizace. Data ukazují, že jsme v této oblasti výrazně pod evropským průměrem. Například zatímco v Evropě používá nějakou formu CRM nebo ERP systému přibližně 50 % firem, v Česku je to jen 35 %.
V praxi to znamená, že drtivá většina firem své obchodní procesy stále „bastlí“ na papírech, v e-mailech nebo v roztříštěných Excelech. Obchodníci ztrácejí čas administrativou a firma jako celek ztrácí přehled o příležitostech. Chybí jim ten základní systém.
To je zajímavý postřeh. Znamená to, že zatímco se ve světě řeší pokročilá automatizace a AI v salesu, my v Česku jsme se zasekli u Excelu?
V mnoha případech bohužel ano. Pro spoustu menších firem je umělá inteligence zatím jen strašák, něco, čeho se bojí, protože tomu nerozumí. Pokud ji vůbec používají, je to maximálně pro dílčí úkoly, jako je pomoc s tvorbou obsahu.
Ten skutečný potenciál, tedy automatizace obchodních procesů, predikce, efektivnější práce s daty, zůstává nevyužitý. A je to logické. Nemůžete stavět střechu, když nemáte základy. A tím základem je právě systém, ve kterém data vůbec vznikají a dají se spravovat.
Pojďme tedy tu AI trochu demystifikovat. Zmínil jste, že se používá hlavně na obsah, ale to obchodníkovi peníze nevydělá. Kde vidíte její reálné, každodenní využití právě pro obchodníka? Co by měl chtít víc než jen přepis schůzek?
Vidím tam dvě hlavní úrovně. Ta první, řekněme triviální, je přesně to, co zmiňujete: přepis audio záznamů ze schůzek, shrnutí dlouhých e-mailů, pomoc s přípravou obsahu. Tam je AI skvělý pomocník, který šetří čas.
Ta druhá úroveň, která je za hranicí té triviální, je ale pro byznys mnohem zajímavější: analýza dat. Obchodník by neměl chtít jen přepis, ale rovnou vyhodnocení – například analýzu kvality leadů za poslední měsíc. Nebo analýzu toho, kdo jsou naši nejlepší zákazníci, abychom věděli, na jaký typický profil se zaměřit, a které obory jsou pro nás nejrelevantnější. AI také může automaticky vytvářet exekutivní sumáře, které nám ukážou, kdo z týmu uzavírá nejvíce obchodů, nebo co důležitého se stalo minulý týden.
To zní skvěle. Ale narážíme opět na ten strach, který jste zmínil. Převažuje u českých firem spíše obava, nebo už vidíte zvědavost a zájem si to „osahat“?
Adaptace je určitě rychlejší ve velkých firmách, které mají zdroje a naskakují na nové trendy aktivněji. Malá firma se obecně nerada pouští do něčeho, čemu stoprocentně nerozumí, takže je v tomto typicky „late adopter“.
Je to celé hlavně o osvětě trhu. My v Caflou to vidíme neustále. Dříve jsme takhle museli vysvětlovat základy řízení cashflow, pak přišla velká vlna automatizace a teď je to AI. Ten cyklus je vlastně stejný, jen se mění technologie.
Když mluvíte o automatizaci a AI, můžete uvést praktické příklady, jak v rámci Caflou reálně šetří obchodníkům čas a přináší výsledky?
Začnu tím nejobecnějším: obchodník má konečně přehled. Protože jsou všechny informace v jednom systému, okamžitě vidí, co se s jeho leadem děje. Jestli už je na projektu, zda je zaplacená faktura, nebo jestli kolegové řeší nějaký problém.
Pak je tu základní automatizace. Přijde lead z webu a systém automaticky založí obchodní projekt, odešle personalizovanou nabídku podle definovaných pravidel nebo notifikuje správného člověka v týmu.
A nad tím je úroveň AI. Můžete třeba nadiktovat hlasový záznam a Caflou z něj vytvoří nového zákazníka a přidá úkol. Umí analyzovat dlouhé e-mailové konverzace a vypíchnout jen to důležité, nebo pomáhá s pokročilou analýzou ziskovosti a dodržování termínů.
To zní jako zásadní rozdíl oproti klasickým CRM, které jsou často jen sofistikovanějším adresářem kontaktů. Je to tak? V čem je ten propojený systém pro obchodníka lepší?
Přesně tak. Samotné CRM je jen malá část. Ta hlavní výhoda je, že všichni ve firmě vidí „velký obrázek“ toho, co se s klientem reálně děje i po podpisu smlouvy. Nejsou tam žádné manuální přenosy dat mezi obchodem, projekťáky a účetní. To dramaticky snižuje chybovost a šetří práci všem.
A stěžejní, obzvlášť pro obchod, je náš fokus na finanční aspekty. Caflou není jen o sledování leadů, ale umíme aktivně řídit rozpočty, pracujeme s ceníky a hlídáme ziskovost. Obchodník tak hned vidí reálný finanční dopad své práce, nejen počet schůzek.
Když se podíváme do křišťálové koule, jakou roli bude hrát AI a automatizace v obchodu za pár let?
Základem všeho bude cloud. Firma, která nebude fungovat cloudově, bude mít obrovské problémy, protože bez centralizovaných dat v cloudu nemůže efektivně pracovat s AI. Na to je potřeba se připravit už teď.
V samotném obchodu to povede k naprosté personalizaci, například nabídek šitých na míru v reálném čase. První linie zákaznické podpory bude téměř jistě plně automatizovaná. Lidé se přesunou od repetitivní manuální práce k tomu, v čem jsou nenahraditelní: ke strategickým konzultacím a budování hlubokého vztahu se zákazníkem. A díky práci s big daty budeme schopni lépe predikovat vývoj a okamžitě identifikovat, co jsme udělali špatně, abychom to mohli napravit dřív, než toho využije konkurence.
To je jasná vize. Co byste ale doporučil těm menším firmám nebo jednotlivcům, kteří se v digitalizaci teprve rozkoukávají a mají pocit, že jim technologie spíše překáží, než pomáhá?
První krok, který mohou udělat hned, je zamyslet se nad bezpečností. To je úplný základ, dvoufaktorové ověření všude a jasná pravidla pro práci s daty.
U AI je dobré si hned na začátku určit nějaké mantinely a říct si, pro co ji budeme používat a pro co už ne, třeba kvůli citlivým firemním datům. U automatizace je skvělý start udělat si seznam repetitivních přímočarých aktivit, třeba posílání SMS o stavu zakázky nebo opakované e-maily. To jsou první kandidáti na automatizaci.
A co ten zahlcující pocit, že mají moc systémů, které spolu nemluví? Jak se nebát a prostě začít?
To je klíčové. Je potřeba se zamyslet nad celým svým „tech stackem“. Opravdu potřebuju všechny ty systémy? Využívám je naplno? Často je nejlepší krok nemilosrdně zlikvidovat, co nepotřebuju, a soustředit se na jeden nebo dva nástroje, které to umí propojit.
Nejdůležitější je prostě začít. Nebát se. A neustále se vzdělávat, protože v téhle oblasti se věci mění každý měsíc.
Petře, děkuji za skvělé postřehy. Na závěr, jaké je vaše osobní krédo nebo myšlenka, která vás provází v podnikání?
Můj postoj byl vždycky jednoduchý: „Dobro zákazníka je moje dobro.“ Nemá smysl prodávat něco na sílu nebo se snažit zákazníka do něčeho natlačit jen kvůli rychlému obchodu. Vždycky myslete na jeho skutečné dobro a na to, aby byl úspěšný. Dlouhodobě se vám to stonásobně vrátí.
