9 tipů: Jak na práci z domova efektivně?

21. 3. 2020 +

Aktuálně

Home office patří v poslední době mezi jeden z nejvíce skloňovaných zaměstnaneckých benefitů, které se v pracovních inzerátech objevují. Téměř každý, koho se zeptáte, by chtěl určitou část své pracovní doby trávit raději doma než v kanceláři. Občasná práce z domova je jistě zajímavá alternativa. Pokud dojde v dlouhodobějším měřítku na každodenní realitu, situace se trochu mění. Umíte pracovat z domova efektivně?

práce z domova
Pracujeme z domova

Práce z domova = změna mindsetu

Určitě existují lidé, kteří ráno vstanou, nasnídají se a v pyžamu se laptopem na kolenou uvelebí zpátky v posteli. Jsou schopní hned začít soustředěně pracovat a během chvilky se ponořit do hluboké práce, aniž by je po půl hodině začala bolet záda. Pokud k nim patříte, vyhráli jste v loterii a práce z domova byla stvořená pro vás.

Drtivá většina lidí si ale musí vytvořit určité mechanismy, díky nimž mohou z domova dlouhodobě pracovat. Efektivita, produktivita a rutina jdou totiž často ruku v ruce. Pokud nejste na práci z domova dlouhodobě zvyklí a donutily vás k tomu okolnosti, jako například epidemie koronavirus 2020 a zákaz vycházení, musíte se na novou situaci adaptovat.

„Naučte se základy home office, nikdy nevíte, kdy se vám to bude hodit.“

Dělat kancelářskou práci z domova je totiž úplně něco jiného než ji vykonávat z kanceláře. Většina lidí potřebuje nějakým rituálem oddělit práci a soukromí, což cesta do zaměstnání a zpět nebo pevně stanovená pracovní doba představují. Efektivní práce z domova vyžaduje, abyste do určité míry zapracovali na své mentalitě a přizpůsobili se nové situaci.

Při home office si ujasněte své potřeby

V případě, že jste donuceni vykonávat práce z domova na PC, nejprve si sedněte a zamyslete se, co vám vyhovuje a co naopak ne. Následně zapracujte jen na těch věcech, které vám nevyhovují. Každý člověk je individuální osobnost a fungují pro něj jiné věci.

Když zadáte do vyhledávače hesla, jako je kreativní práce z domova, práce pro studenty z domova nebo kancelářská práce z domova, objevíte spoustu zajímavých článků o home office. Najdete v nich konkrétní rady, co dělat, a rozhodně stojí za to, je otestovat. Alespoň si vyzkoušíte, co pro vás funguje.

Pro mnohé znamená koronavirus ztrátu práce. Podívejte se na práce z domova Praha.

Při práci z domova je ale nejdůležitější si ujasnit své priority. Pokud jste na delší dobu v home office poprvé, budete zpočátku trochu tápat. Vsaďte na svou intuici a zkušenosti. Máte doma při práci nutkání jít uklízet? V kanceláři byste také neuklízeli, tam pracujete. Odbíháte neustále k ledničce? I v práci máte jasně stanovené pauzy na občerstvení. Stačí se jen zamyslet nad tím, co vám dělám problémy, a danou situaci vyřešit.

Dělejte změny pomalu, ale jistě

Jak se říká, žádný učený z nebe nespadl, a tak ani kancelářská práce z domova nebude zpočátku snadná. Není proto potřeba na sebe klást přehnaně vysoké nároky. Snad jenom superman by zvládnul osmihodinovou pracovní dobu a k tomu vyluxovat a vyžehlit, jen proto, že pracuje doma.

Na druhou stranu to neznamená, že byste se měli bez boje vzdát. Nesnažte se hned všechno radikálně změnit a postupujte svým tempem. Rozvrhněte si celý pracovní den a snažte se všechny úkoly splnit. Pokud se vám to nepovede, zamyslete se večer nad tím, proč se tak stalo, a následující den zkuste jednu věc změnit k lepšímu.

Produktivita v práci i osobním životě

Jedním z nejtěžších úkolů při práci z domova je efektivně propojit pracovní a osobní život. Všechno má své místo a čas, i v případě, kdy se výkon práce a rodina nacházejí na jednom místě. Správná organizace i disciplína jsou proto klíčové.

Den každého pracujícího by se dal rozdělit do tří fází. Je to příprava, práce a volný čas. Během přípravy člověk dělá nejrůznější udržovací činnosti, jako je odpovídání na e-maily, telefonáty, administrativa, a pokud děláte obchod, tak domlouvání schůzek, a jiné věci, které sice netvoří hlavní náplň práce, ale jsou pro ni nezbytné.

„Skloubit osobní a pracovní život znamená správně si zorganizovat čas.“

Druhou kategorii představuje samotná práce, které je hlavním zdrojem obživy. Právě v této fázi byste měli být schopni dostat se do stavu, kterému se říká hluboká práce nebo flow. V takových momentech jste nejproduktivnější a činnosti, které byste jinak vykonávali třeba tři hodiny, zvládnete klidně za jednu.

Třetí kategorii tvoří činnosti a věci, ze kterých čerpáte energii. To znamená jídlo, spánek, rodina, přátelé, zábava, sport a volnočasové aktivity. Tato část je paradoxně pro lidi, kteří vykonávají práci z domova nejtěžší, protože se nedá vykonávat v jednom bloku, ale je v různé intenzitě rozsetá po celém dni.

V rámci efektivní home office je nezbytné tyto tři denní fáze vybalancovat. Ze všeho nejdůležitější je určit si, v kterou denní hodinu budete jednu z těchto tří věcí dělat. Pokud jste sova, nemá smysl se po ránu snažit dostat do flow a hluboké práce. A naopak, pokud vám vyhovuje vstávání, neměli byste ráno a dopoledne promrhat přípravou nebo volnočasovými aktivitami. Vše je otázkou osobního nastavení a režimu.

Práce z domova bez stresu

Řada výzkumů ukazuje, že lidé, kteří pracují z domova, podléhají do vyšší míry stresu, vyčerpání a často i vyhoření. To je do velké míry způsobeno tím, že je pro ně výrazně náročnější skloubit tři výše zmiňované fáze dne. Práci z domova efektivně lze vykonávat jen v případě, že máte optimálně nastavený režim.

Když docházíte do zaměstnání, ráno odejdete z domova do práce, odpoledne zamknete kancelář a tím práce končí. U home office hrozí v tomto ohledu i další úskalí. Nejde jen o to rozdělit osobní a pracovní život, ale také nebýt stále dostupný. Na to je jednoduchý recept. V momentu, kdy dokončíte veškeré úkoly pro daný den, vypněte počítač a notifikace pracovních aplikací. Nebudete tak vědět, co se děje, a přestanete mít nutkání na vše okamžitě reagovat.

Efektivita spočívá v rituálech a rutině

Ve většině návodů jak na home office se dozvíte, že byste měli při práci doma dodržovat určitý systém. Někdo radí každý den vstávat ve stejnou hodinu a po probuzení dělat ty samé věci, jako byste se chystali do práce. Jiný doporučuje vyhrazený pracovní prostor s pohodlnou židlí a stolem, kde vás nebude nic rozptylovat.

K dalším doporučením na efektivní práci z domova patří jasné vymezení pracovních hodin nebo domluva s rodinou, že vás nebudou během práce vyrušovat. Jako recept na prokrastinaci se doporučuje mít naplánovaný alespoň jeden den, ideálně celý týden a vytvořit si to-do list, seznam denních úkolů.

„V home office máte svobodu nastavit si svůj denní režim sobě na míru.“

To vše jsou velmi užitečné mechanismy, ale vy sami si musíte vyzkoušet, které pro vás fungují a které ne. Jisté ale je, že efektivita je přímo úměrná vybudovaným rituálům a rutině. Pokud budete intenzivně pracovat na tom, abyste zjistili, co nejvíce vyhovuje vám, vaše produktivita v home office se rychle zvýší.

Pomodoro technika aneb pracujte v blocích

Odborníci na efektivitu práce se shodují, že práce rozdělená do oddělených úseků je nejproduktivnější. Každý člověk má jinou kapacitu a dobu, po kterou se dokáže souvisle soustředit, nelze určit obecně. Přesto platí, že byste si měli rozvrhnout svůj čas mezi soustředěnou práci a různě dlouhé přestávky.

S touto teorií přišel už koncem 80. let Francesco Cirillo, který navrhnul dnes už legendární systém time managementu a koncentrace. Jedná se o metodu organizace práce do bloků, v nichž se střídá aktivní činnost a odpočinek a díky kterým se zlepšuje mentální výkonnost. Princip je velmi jednoduchý a má šest kroků.

  • Vytyčte si cíl, kterého chcete dosáhnout.
  • Nastavte si stopky, časovač nebo time tracker aplikaci dobu, po kterou víte, že jste schopní se kontinuálně soustředit. Francesco Cirillo uváděl 10 až 15 minut.
  • Než se ozve zvonek, soustřeďte se pouze na splnění úkolu. Pokud vás při práci něco napadne, zapište si to a pokračujte. Snažte se neodbíhat myšlenkami.
  • Ve chvíli, kdy se ozve časovač, poznamenejte si to a pokračujte dál v práci.
  • Po čtvrtém zazvonění si udělejte přestávku, máte za sebou jeden pomodoro cyklus. Francesco Cirillo doporučuje 3 až 5 minut. Protáhněte se, vyvětrejte, dejte si malou svačinu nebo prostě jen chvíli relaxujte.
  • Po čtyřech pomodoro cyklech nastává čas na delší přestávku, která by měla trvat zhruba čtvrt až půl hodiny. Po ní se vracíte zpět ke kroku 1.

Tato technika by vám měla usnadnit koncentraci na daný úkol a přesun do flow a hluboké práce. Navíc díky ní budete mít přehled, jak jste produktivní a kolik práce jste za daný čas vykonali. Podle odborníků má takový systém také velmi pozitivní vliv na psychiku, protože za sebou reálně vidíte odvedenou práci. Pocit úspěchu je při práci z domova, kde vás nadřízení nebo kolegové verbálně neocení, velmi důležitý.    

Změna místa je blahodárná

Jen málokdo vydrží sedět osm hodin na jednom místě. Ani když pracujete v kanceláři, nejste připoutaní ke svému pracovnímu stolu a židli. Odskočíte si pro kávu, sníst trochu ovoce, vyřešit aktuální problém s kolegou a máte polední pauzu, během které zajdete do kantýny nebo do restaurace.

V případě home office jsou vaše možnosti trochu omezenější. Zvlášť ve chvílích, kdy jsou restaurace zavřené, jako se to stalo v případě epidemie koronaviru a zákazu volného pohybu osob. Přesto i u vás doma jistě najdete alternativy, které navodí pocit změny. Pokud máte balkon nebo zahradu, běžte se provětrat tam. V případě že ne, vyměňte na chvíli pracovní stůl za jídelní nebo si dejte jeden pracovní blok z gauče.

Každá změna je dobrá.

Z průzkumů vyplývá, že pro každou fázi pracovního dne je ideální jiné prostředí. Například administrativa, telefonáty a přípravné činnosti se nejlépe vykonávají v takzvaném bílém šumu. Takové prostředí najdete třeba v kavárně, a pokud děláte obchod a hodně telefonujete, tak třeba při procházce. Pokud to není možné, pusťte si třeba rádio, televizi nebo cokoli, co kolem vás vytvoří zvukovou kulisu.

Naopak při samotné činnosti, kdy se potřebujete dostat do flow a ponořit hluboké práce, zavřete se v klidu domova nebo coworku. Rozhodně se nebojte experimentovat a hledat varianty pracovního prostředí, které vám pro danou fázi práce nejvíce vyhovují. Možná někdy šlápnete vedle, ale rozhodně tím zvýšíte efektivitu práce.  

Netflix, Facebook a sociální sítě až za odměnu

Sociální sítě a online filmy nebo seriály jsou největším strašákem všech, kdo vykonávají práci z domova. Jsou velmi svůdné, dostupné a prokrastinace je miluje. Navíc jste u sebe doma, takže vám nekouká přes rameno šéf nebo kolegové.

V ideálním případě byste se měli těmto lákadlům věnovat až ve volnočasové fázi svého dne. Pokud si ale opravdu nemůžete pomoci, pak se tomu nebraňte. Vyčleňte si určitý čas, kdy si je dáte za odměnu. I to je motivace a lepší způsob, než každých 5 minut odbíhat od práce.

Můžete si například určit, že až vyřídíte všechny telefonáty a e-maily, budete si 20 minut chatovat s kamarády, podíváte se na novinky na Facebooku nebo shlédnete jeden díl oblíbeného seriálu na Netflixu. V žádném případě ale nedopusťte, abyste „odměnami“ strávili více času než prací.

Práce z domova, zvláště když na ni nejste zvyklí, má řadu úskalí. Stačí ale dodržet pár základních pravidel, vybudovat si určité mechanismy, osvojit si jednoduché techniky a z home office se může stát váš oblíbený způsob práce.