Co hoří dnes, za rok nebude. A ty skutečně důležité věci nehoří, shodují se experti na time-management

„Nestíhám. Nemám čas. Mám toho moc.“ Podobné věty slýchávám dnes a denně. Jsou to však věty, které používáme jen my dospělí. Od dítěte nikdy nic podobného neuslyšíte. Ano, děti nemají tu zodpovědnost a povinnosti. Přesto, není škoda vidět v čase „nepřítele“, když jej můžeme využít ve svůj prospěch? Obchodníci, manažeři a takzvaní freelanceři často ve své práci doslova „hrají o čas“ a některým zoufale chybí efektivní time management. Jak si umět vše naplánovat tak, abychom stihli práci, rodinu i koníčky? Je to vůbec reálné? Na to jsem se zeptala odborníků a vznikl z toho tento zajímavý a přínosný článek.

Lidé si mnohdy neuvědomují, jaké může mít nízká schopnost organizace práce dopady na život. Toto téma jsem otevřela s Danielem Gamrotem, který působí jako lektor osobní produktivity. Organizace času tedy patří mezi stěžejní téma.

„Lidé často skáčou od jednoho úkolu ke druhému. Zdánlivě to funguje pohodově, než přijde první tvrdý náraz,“ popisuje vcelku běžnou situaci Daniel.

Tím se dostáváme k důležitému bodu – sebeřízení. „Vždy, když se zmíním o sebeřízení, popisuji různorodou skupinu naučených dovedností, nezávisle na prostředí, ve kterém se nachází,“ zmiňuje Daniel. A pokračuje: „Sebeřízení jsou dovednosti, které umožňují pracovat efektivně na smysluplných výsledcích. A to kdekoliv jsem.“ Za efektivní přístup považuje ten, kdy se dosáhne maximální možné kvality a objemu výstupů s dostupnými zdroji (čas, který máte k dispozici, energie, materiál…).

Daniel poukazuje na základní schopnosti organizovaného člověka, které jsou:

• Péče o své zdraví.
• Nezapomínat na své závazky.
• Neodkládat klíčové činnosti.
• Být připraven na důležité události.
• Udržovat si přehled o svých prioritách.
• Plně se soustředit během práce na daných úkolech.
• Naučit se eliminovat nevhodné návyky.
• Nepřetěžovat nadměrně tělo a hlavu.
• Vypěstovat si zdravou sebedůvěru.

Jan Laibl radí, jak řídit svůj čas a jak na time management?

Jan Laibl: „Nestíhám jako každý člověk v businessu. Obecně vím, že plánování času v businessu je náročné. Já sám s tím bojuji, a tak vám mohu dát své osobní tipy.“

Jan Laibl, podnikatel a obchodník, se drží těchto čtyř zásad:

1. Plánování – plánuji, co můžu. Čas je potřeba plánovat dopředu, minimálně z týdne na týden. Já osobně si to neumím jinak představit. Kalendář v hlavě i na papíře je nutností.
2. Uvědomit si, že čas znamená život. Snažím se čas vyplnit tím, čím ho chci vyplnit. Tam je pak menší šance neprokrastinovat. Chci dělat věci tak, abych na konci života nelitoval toho, co jsem mohl udělat a neudělal.
3. Musím vědět, co je vlastně důležité. Určuji si větší cíle, které si dávám na měsíc, půl rok, rok atd. Jsou to focusy, alfa omega všeho. Cíle vznikají na základě životních hodnot. Abych je mohl naplňovat, potřebuji k tomu určitý nástroj od menších cílů až po ty velké. Prioritizace je pilířem úspěchu.
4. Využívám všechny možné moderní nástroje. Google kalendář patří k nejpoužívanějším businessovým nástrojům k organizaci času i schůzek.

Využívám všechny možné moderní nástroje, které mi pomáhají řídit a organizovat čas od různých aplikací, One note – týmový vstup. Tam píšu veškerá data, výstupy, poznámky… Používám Wunderlits na větší úkoly. Nesmí chybět elektronický diář, důležité je pro mě týdenní zobrazení diáře. A na vyřizování emailů používám Spark, je to jednoduché… Na projekty používáme Trello, je to skvělá věc. Řízení přes sloupce je velmi jednoduché a může na tom kolaborovat více lidí. Abych všechno stihl, nemohu to dělat sám. Mám kolem sebe tým lidí, kteří mají podobné cíle, a děláme to společně.

„Spoustu těch věcí neuděláš sám, musíš to dělat s někým, koho to bude bavit s tebou dělat.“

Čas – přítel, nebo nepřítel? „Za mě jednoznačně přítel,“ říká koučka Janka Chudlíková

Každý vnímáme čas trochu jinak. Mentorka a koučka Janka Chudlíková poukazuje na to, že ve skutečnosti nejde o kvantitu času, kterou máme, ale o to, čemu hodláme věnovat svou pozornost, činnost, mysl, talent…

„Ve skutečnosti nevěnujeme lidem a věcem čas, ale sebe. Proto bychom měli být při rozhodování, čemu se věnovat a čemu ne, vědomí. V žádném případě nemusíme stíhat stále víc a víc věcí. V řízení času nikdy nepůjde o nic jiného, než o rozlišování toho, co je podstatné a co ne,“ vysvětluje Janka. Upozorňuje na to, že všechny věci nejsou stejně důležité a naprostá většina věcí, které dnes „hoří“, nemají z dlouhodobého pohledu takovou podstatu. „A co je dlouhodobě důležité, to „nehoří“. Náš mozek je nastaven na autopilotní režim. Až 99 % toho, co děláme, je automatická reakce podle vzorců, které mozek již zná z minulosti,“ popisuje velmi podrobně Jana.

Naskakovat na podněty je prostě přirozené. Lze s tím však velmi dobře pracovat. Janka udává pár zajímavých tipů z hlediska neurovědy:

• Udělejte si vizi – ať už životní, pracovní nebo obchodní… Určete si obraz toho, kde jednou chcete být. Mozek je vizuální, proto si dělejte vize nejprve přes obraz, dále přes slova a až poté si definujte měřítka (KPIs).
• Používejte Paretovo pravidlo nejen na portfolio klientů, ale na jakoukoli činnost. Pouze 20 % toho, co děláme, přináší 80 % efektu. Jen málo věcí má zásadní dopad na výsledek. Proto si po definici cíle určete, co jsou ty nejpodstatnější věci, které vás k němu dovedou. To je vašich dvacet důležitých procent.
• Stále krájejte „salám”. Těch svých dvacet procent rozdělte do malých kroků a dělejte je každý den.
• Každé ráno si definujte kroky k dvaceti procentům na daný den a udělejte je jako první. Ostatní počká, protože toto jsou skutečné priority – tedy to, co vás dovede tam, kam chcete dojít.
• Naučte se říkat tomu podstatnému jasné ANO a tomu nepodstatnému jasné NE.
• To, co vás dovede k vašim dlouhodobým cílům, je důležité, a proto to předřaďte před „hoří”. Pokud tedy doopravdy nehoří :).

A co napsat závěrem? Velmi mě zaujala tato myšlenka Jany Chudlíkové:

„Řízení času je hluboce spjaté s naší schopností řídit sami sebe ke svým cílům a snům a naší schopností začít vědomě rozhodovat o sobě a o svém životě.“