7 pravidel pro efektivní meeting či pracovní poradu

 |  Články  |  Jak na to  |  redakce  |  720x přečteno

Porady jsou běžnou součástí pracovního dne téměř každého z nás. Často v nich ale utápíme cenné minuty, které bychom dokázali lépe využít jinde nebo zmonetizovat.  Abyste se vy, nebo vaši nadřízení zbytečně nezdržovali na meetingu, který žádný zlom nebo důležité informace nepřinese, připravili jsme vám 7 tipů, jak porady zefektivnit.

Efektivní porada

„U nás ve firmě máme pravidelné pondělní porady. Mají za cíl nás namotivovat, ale ztratíme tím přibližně hodinu a půl, a než se rozkoukáme, je doba oběda. Takže vlastně ztratíme půl den. Přípravu na pondělí si dělám už v neděli, a tak bych si raději ráno sedl a začal hned po telefonu domlouvat schůzky.“

Přijde vám to povědomé? Porady jsou v mnoha firmách povinné, i když se na nich často nic podstatného nedozvíte. Měly by se ale svolávat jen, když jsou opravdu potřeba.

Jak je udělat efektivní pracovní poradu?

1. Správný čas na poradu

Podle statistik a výzkumů existují dva nejhorší dny na pracovní poradu a vy už asi tušíte, že myslíme pondělí a pátek. První den pracovního týdne porada zdržuje od plnění nahromaděných úkolů a negativně ovlivňuje i nastavení mysli k výkonnosti. V pátek jsme už naopak myšlenkami jinde, stupňuje se únava z celého týdne, a také nemáme dostatek trpělivosti na zásadní rozhodnutí. Takže který den je nejlepší na zorganizování porady? Úterý nebo středa.

2. Nepodceňujte přípravu

Možná umíte mluvit spatra, ale mějte na paměti, že čas jsou peníze. Připravte si v několika krátkých bodech(pokud nemáte prezentaci), co chcete říci a hlavně si promyslete, co je cílem porady. Jaká je nosná informace, se kterou by všichni měli odejít?

Pokud si připravíte program, zašlete ho včas všem zúčastněným, ať mají čas si připravit otázky nebo podklady.

3. Zvěte ty, kterých se to týká

Možná vám to přijde jako banální rada, ale určitě se vám už stalo, že jste seděli na poradě, který by se obešla bez vás. Raději mějte za den 3 krátké porady s minitýmy, než jednu pro všechny (pokud samozřejmě nechcete řešit situaci, která se týká všech), kde se většina z osazenstva bude nudit.

4. Stručně a konkrétně

Dodržujte svůj plán a nezabíhejte do přílišných detailů, nebo do diskusí, které nic neřeší. Úkoly nebo role v týmu rozdejte rychle. Udržte emoce své nebo kolegů na uzdě.

5. Aktivní zapojení posluchačů

Připravte si dotazy pro své posluchače, a tím je donuťte, ať se aktivně zapojí. Budou lépe vnímat a celá porada se tak oživí. Chtějte názory, je to porada a ne monolog.

6. Výsledky a zápis z porady

Na konci porady shrňte důležité informace, aby všichni měli jasno v tom, co jste chtěli sdělit. Z porady vyhotovte zápis, nebo požádejte někoho, aby byl přísedící a vše zaznamenával. Ještě jednou zopakujte, kdo má jaké úkoly. Dobré je také zápisy z porady ukládat na jedno místo. V dnešní době cloudových dokumentů můžete například založit Disk Google a tam vše uložit. Lze se tak zpětně po půl roce zjistit, co se řešilo a jaký byl výsledek.

7. Zkuste to netradičně

Při několikahodinových poradách to moc nejde, ale pokud plánujete nějakou kratší, můžete ji udělat na terase, v zahradě, v parku, nebo jen místo sezení si udělejte meeting na stojáka. Můžete také zapojit technologie a místo svolávání týmu na jedno určité místo, vyzkoušejte business meeting přes Google Hangouts nebo přes skype.

Skype meeting jako platforma 21. století

Skype, WhatsApp a další aplikace umožňující video hovory značně proměnili kulturu meetů v některých firmách. Výhody pro vytížené osoby jsou evidentní. Není nutnost přesunu a vše funguje téměř jako „face to face“. Skype meeting nezbytný pro firmy, kde polovina zaměstnanců pracuje z domova neboli na home office.

Text: redakce

Hledáte práci v obchodu?

Přes 750 firem u nás hledá denně talenty.

Najděte práci

Žijete obchodem?

Vytvořte si profil a buďte vidět v oboru!

Registrujte se

Komentáře

Plný náhled profilu je zobrazován
na základě členství Business Animals.


Zavřít okno